Arfive Gandhi

Spesialis perkap yang mulai menapaki karir sebagai sekretaris di kampusnya Begitulah saya yang di sejumlah kepanitia dijejali amanat sebagai perkap, tatkala memasuki dunia perkuliah disertai berbagai ramainya kepanitiaan justru mulai menemukan jalan spesialisasinya. Kepanitiaan di semester 1, yaitu SPP dan Pesona Budaya menempatkan saya di pos humas dan perkap. Khusus di PesBud itu, saya mengajukan diri sebagai pubdok dan sekretaris, namun oleh interviewer-nya, yaitu Bang Rico Julian, saya langsung dicecar pertanyaan tentang perkap, karena agak ngerti dibandingkan perpubdokan, maka komentar beliau "kamu saya tempatin jadi perkap aja ya?"

Barulah di semester 2, kesempatan menjadi ketua di sebuah kepanitiaan membuat saya dapat mengetahui mekanisme pengadministrasian kepanitiaan di kampus ini, selain itu kepercayaan di kepanitiaan TryOut anak-anak rantau BTS sebagai skeretaris menjadi katalis pengetahuan saya. Alhasil lamaran saya menjadi sekretaris di PDKT 2009 pun diloloskan dimana sosok kang Hilman Fauzi TSP menjadi SC saya dan Siti Halimah menjadi partner saya lantaran hanya beliaulah staf saya. Dalam mengisi form sendiri saya belajar dari PesBud sehingga berbagai jejak petualangan saya di perkap tidak saya cantumkan, justru secuil kenangan menjadi sekretaris yang saya tulis, tampaknya ini rumus perlu diterapkan nih.



Di semester 2 ini saya pun bertindak sebagai staf Depkominfo di bawah asuhan Bang Rico (yang wawancarain saya itu lho), ketika launching kabinet dilakukan juga diskusi siapa yang mau jadi sekretaris dan bendahara Depkominfo, tanpa pikir panjang saya mengajukan diri (dan cuma saya doank yang pengen). Berselang UAS dan liburan, Kominfo kembali ngumpul ngerjain beberapa poster propaganda, eh si Bang Rico mendadak tanya, "Eh, sekretaris departemen kita siapa ya? aku mendadak disuruh nyetor nomer HP-nya ke SesKab", semua tampak bingung tidak tahu dan langsung melongo ketika saya berujar "saya Bang", Bang Rico makin kaget "heh? perasaan sih cowo... ko kamu ya?" Entah opo maksude njenengan mas....

Namun, ada budaya kampus yang masih belum saya pahami ketika itu, yaitu posisi sekretaris akan menjadi wakil/deputi tatkala tidak ada pos wakil secara definitif. Hal itu berlaku di PDKT 2009, alhasil selain jadi koordinator (yang stafnya cuma 1 :p) saya turut menjadi wakil dan (ini nih yang bikin gak pening) juga mengelola persekretarian (kecuali pencarian lokasi sekre). Haishhh, tak apalah, aku belajar sekalianlah. Kang Hilman sendiri tidak terlalu banyak mengintervensi berbagai kreativitas saya dan Siti. Beliau lebih banyak memberi masukan mengenai peran sekretaris dalam mendampingi seorang ketua, khususnya mem-back up, urun ide, serta ikut merekatkan chemistry seluruh panitia. Kadang terbesit, "ini akangnya ngerti tentang administrasi apa nggak ya?(sambil garuk-garuk kepala ketika bingung dengan jawaban beliau yang sering berfilosofis)" hahahaa, peace kang ,,V, Nah kalo Siti mah udah lihai dalam berbagai menjalan roda pengadminsitrasian. Alhasil, tidak terlalu ditemukan lubang menganga dalam pembagian tugas, justru yang terjadi adalah ketidakenak dan kekhawatiran bila yang dilakukan masing-masing terlalu overlap, ya maklum masih anak muda yang terus belajar. Distribusi fokusnya kalau tidak salah proposal 50:50, persuratan saya (karena tulisan saya jelek tapi ketikannya lumayan rapi), notulensi Siti (karena tulisan beliau jelas lebih terbaca), presensi Siti, jaga sekre Siti, kerapian sekre saya (yang ini sangat tidak mencerminkan kondisi kosan saya yang sangat berantakan), laporan kerja saya, trus apa lagi ya? DLL (dan lainnya lupa). Pokoknya kolaborasi yang kalau ditanya "menyenangkan?" jawabannya "tidak, tapi sangatt menyenangkan bisa kerja sama dengan profesional bareng orang yang emang kapabel". But, saya mulai berpikir apakah orang yang menjadi partner saya dalam bersekretaris itu (hehee) gemuk? Waktu Kerani di Ambalan ama Falah iya, di EAT PDKT ama Siti idem, hadeuh...

Ohya, satu lagi nih budaya bersekretaris di kampus saya, yaitu adanya "buka cabang sekretaris". Maksudnya, dalam kepanitiaan yang berupa sejumlah divisi/departemen/team/sekbid/squad/dsj(sebut saja unit), di tiap unit tersebut akan dipilih sekretaris yang bertugas menjalankan administrasi lokal di unit tersebut. Aturan baku, monitoring, evaluating ada di sekretaris utama. Batasan administrasi lokal biasanya ditentukan di awal kepanitiaan/organisasi tersebut, umumnya meliputi presensi+notulensi rapat intern dan pembuatan surat keluar tiap unit. Keberadaan sekretaris "cabang" itu jelas membantu, walau kadang mereka sering dikibulin staf di unitnya. Pernah suatu kejadian dalam menyusun LK PDKT 2009, adalah sebuah tim, yaitu A*MT yang konon menurut pengakuannya telah meng-compilate seluruh laporan dari semua PJ menjadi satu tim, begitu saya download, ternyata kompilasi tersebut hanyalah file-file laporna per PJ yang bercecer namun di-winzip jadi satu, bukan dikompilasi satu file Ms. Word #wuasyemmmmmm Sistem desentralisasi ini masih rawan bagi staf (yang bukan sekretaris unitnya) yang kerap menganggap remeh pengadministrasian

Kelar dari PDKT, aktivitas kepanitiaan saya berkurang lantaran kembali fokus ke BEM dan BTS. Namun di awal 2010, saya kembali dipercaya menjadi koordinator sekretaris di Pimnas Fair 2010. Kali ini saya berduet dengan Sheena (TI 2009), anaknya lucu, bawel, kalau diledek kagak mau ngalah, tapi antusias dalam bekerja. Pembagian tugasnya kurang lebih sama seperti saya dengan Siti. Ohya beberapa hal unik di sini, pertama tidak ada warna khas panitia sehingga berdasarkan penalaran saya dimana tema Pimnas Fair tentang lingkungan maka kop surat didominasi warna hijau. Selain itu berdasarkan evaluasi di tengah jalan, pengeluaran surat yang tadinya desentralisasi akhirnya disentralisasi setelah di tiap tim terjadi keterbatasan stok padahal tugasnya seabrek. Dan sekian waktu bergulir, akhirnya koor dan staf yang berbeda angkatan ini pun lulus bareng, hmm, koornya yang telat apa stafnya yang kecepeten ya? yang pasti Sheena tipikal orang yang enak buat kerja sama dan tidak canggungan dan pasti punya baterai untuk ngoceh dan bercanda yang kagka abis-abis dan konek ke berbagai angkatan.

Medio 2010, saya tergabung pula di IT Telkom Festival (ITF) 2010. Harus diakui kegregetan saya di kepanitiaan ini nyaris dikategorikan antiklimaks bila dibandingkan dengan PDKT dan PF. Pertama faktor jumlah panitia 299 orang menjadikan saya hanya akrab dengan sejumlah orang, kalau divisi palingan cuma konsumsi yang koornya Bang Iqbal hehee. Faktor geladi sehingga menyulitkan bolak-balik serta follow up pemindahan lokasi mading ikut memberi andil. Beruntung partner saya Yessi Utami Putri, yang juga teman sekelas saya, enak buat diajak berbagi kerjaan walaupun kalau boleh jujur saya dan dia sama-sama agak minder di ekpanitiaan ini.

Ohya, di BEM meskipun posisi saya Menkominfo, tapi lantaran background sekretaris di Kominfo sebelumnya maka saya sering khilaf melakukan overlapping kerjaan Deby (sekretaris Depkominfo 2010) dalam membuat proposal. Namun proposal buatan saya jelas beda, dimana proposalnya hanya terdiri dari 2 halaman, yaitu cover dan isi (di dalam isi sudah ada tanda tangan pengesahan), pokoknya hemat dan efektif (karena dananya bisa cair :p makasih syauki :D)

Ternyata di penghujung 2010, kekurangan suara 15 orang dalam suatu kontes menjadikan saya gagal menjadi ketua di suatu himpunan, ya setidaknya masih bisa membusungkan dadalah lantaran selisih 15 suara, ya daripada cuma dapet 6% #nooffence#bisadilemparpesawatgarudanihh
Gak ada istilah runner up di kontes itu, yang ada pemenang dan kalah. Mau jadi apa di pecundang ini ya otoritas si pemenang, eh si om Alvin justru mengajak saya bergabung ke HMIF sebagai sekretaris umum. Hadeuhhh, kondisi himpunan yang have fun serta suasana antipanas pada gelaran kontes/pemira menjadi faktor pendorong saya menerima pinangannya #haishhh Maka berselang sekian pekan akhirnya terbentuklah kepengurusan HMIF 2011 dimana saya menjadi Sekretaris Umumnya. Kerjaannya cuma 2, yaitu wakil ketua ama keadministrasian. Nah di sonolah susahnyaaa

Sebagai wakil jelas butuh chemistry yang pas ama si ketua, walau akhirnya itu terbangun namun butuh waktu yang lama, sebagia koordinator berbagai soal administrasi itu juga riweuh, gua gak punya SC, gua gak punya Biro, gua gak punya staf ahli. Alhasil administrasi pusat dan general harus dikelola secara solo karier, sedangkan adminsitrasi di level divisi saya dibantu apra sekretaris divisi sebagai antek virtual+jadi-jadian #hahahaaa Namun kerja mereka jauh dari kata mengecewakan. Walau kadang lupa, walau sering (yang ini aku garis bawahi) ngelantur diisi agenda ngerumpi, kadang sekretarisnya dikibulin temennya dalam bikin surat, but eksistensi mereka membantu lahir batin, ya setidaknya saya punya binaan sebagaimana koor-koor yang lain. Salah satu kepuasan batin menjadi sekretaris umum di HMIF adalah bisa berkreasi dalam mengelola administrasi serta berbagi ilmu dengna sekretaris divisi. Desain surat yang bikin sendiri, kesempatan bikin panji himpunan+stempel (yang masih dipake ampe sekarang), pembuatan panduan pelaksanaan administrasi secara formal (mengadopsi konsep di Gerakan Pramuka), pengelolaan sistem informasi administrasi (yang gak jelas apa framework-nya, gak jelas software yang dipake selain Ms. Office, gak ada yang ngerti maksud+cara makenya kecuali saya sendiri), notulensi+presensi BPH yang malah sering bangetttt bolong, itu semua menyenangkan sebagai sepenggal bahan pelajaran. Apalagi hampir semuanya tidak bernah berurusan dengan administrasi, ada ngerti dikit, ada yang sebelum cuma pernah nganter surat tapi gak tahu cara bikinnya, ada juga yang nge-blank sama sekali, ada yang kalo ngumpul kelihatannya tahu, giliran di belakang minta diulang dari awal lantaran gak mudeng sama sekali. Pokoknya kocak parahlah kalian.

Di sela-sela kepengurusan HMIF 2011, saya diberi kesempatan menjadi tim sekretaris dan administrasi di IT Telkom Scout Championship, di sini saya bekerja sama dengan Delius Kresna dan Silvinna L. Rif'ah. Di situ potensi saya harus diakui tidak semaksimal di HMIF walaupun setidaknya lebih baik daripada di ITF. Kekurangan yang cukup nyata adalah kekurangmampuan saya mengklopkan Delius dengan Silvi yang kurang interaksi. Well, setidaknya saya diberi peringatan oleh Allah agar tidak sombong dan terus belajar. Di sini hal yang cukup menarik adalah ketika saya menjadi penyusun utama juknis dan juklak serta mekanisme pendaftaran. Ini menjadi pengalaman pertama dan saya harus mengelaborasikan adat dalam penyelenggaraan event pramuka serta kebiasaan di tatar kampus dengna logis dan efisien. Di Pramuka sendiri, walau tidak terlibat di kepengurusan (kecuali di Eksternal 2010) saya sering diminta tolong membantu kerjaan terkait administrasi kepramukaan, dan bagi saya kepercayaan yang mahal tersebut wajib dituntaskan. Nuhun sadayana atas kepercayaannya, terkhusus Dian Ridwan, Triyoga Adi, Dian Kurniawan.

Akhir dari karir saya dalam kepanitiaan KBM dituntaskan melalui keluarga bertajuk PDKT 2012. Awalnya saya hanya bertindak sebagai koordinator SC plus SC ketua, namun seiring modifikasi terhadap kebutuhan, akhirnya saya merangkap pula sebagai SC sekretaris dengan dua orang yang saya pilih langsung, yaitu M. Fery Akhsan dan Asrie Permata Dini. Untuk administrasi intern SC, itu dipegang Friska Riauni, artinya keberadaan saya pure sebagai mentor adik-adik saya tersebut untuk menjadi sekretaris dengan ketangkasan dan kecerdasan yang didamba #rrrrr padahal saya saya tidak memenuhi dua sifat barusan. Awalnya terasa sangat berat mengingat keduanya (kalau tidak salah) belum berpengalaman sebagai sekretaris, yaudah sih, dulu saya juga ga pernah jadi mahasiswa, eh sekarang udah sukses sebagai mahasiswa (indikator:bisa lulus), dan bukankah akan menjadi suatu ibadah bila kita bisa ikut mendidik dan berbagai ilmu pada orang lain, bukan sekedar memilih yang sudah berkualitas, membiarkannya namun mengklaim kualitasnya adalah hasil didikan si pemilih tersebut. Prinsip utama saya bagi pemula yang masih perlu membangun kepercayaan diri "jangan pernah mengajari mereka, apalai mendiktenya, di muka umum", karena itulah saya sangat pelit bicara ketika mereka sedang ngomong, hal berbeda saya terapkan pada Chief karena ke-PD-an dia sudah perlahan terbangun. Ternyata asyik berbagi ilmu dengan orang-orang yang antusias belajar seperti mereka. Di momen tertentu, saya sempatkan diri untuk terjun langsung sebisa saya, mungkin bagi SC lain, itu memanjakan, tapi bagi saya, porsi bantuan yang saya berikan masih terlalu kecil dan dalam taraf wajar.

Mereka hanya saya beri saran ketika bertanya maupun hal-hal yang sangat rentan+vital, di luar itu saya perlakukan mereka sebagaimana bu KAL dan bu APK memperlakukan saya dalam mengerjakan riset COBIT 5.