Tiap Tahun Selalu Ada Cerita [edisi 2011 hingga 2013]

Sabtu, Juli 27, 2013 by ve

Ramadhan 1433 H di Juli s.d. Agustus 2011
Sebuah kota bernuansa klasik di Pantura menjadi persinggahan saya, yaitu Semarang. Kerja Praktik menjadi sasaran utama ekspedisi tersebut. Dan sebagaimana tidak terelakan KP ini akan beririsan dengan bulan Ramadhan 1432 H. Setelah menikmati berpuasa di tanah rantau, yaitu Bandung dan Pekalongan, maka Semarang jadi tempat saya menghabiskan sore untuk berbuka serta dini hari bersahur.

Tantangan terbesar dalam berpuasa di Semarang cukup beragam, namun yang paling terbayang di awal adalah perjalanan masuk-pulang KP disertai cuaca yang terik, bahkan saya lupa apakah selama di Semarang saya pernah kecipratan air hujan ataukah tidak.
Mejeng di bandara hari terakhir, masih keliatan luka pasca insiden Bunderan Kalibanteng

Untuk tempat tinggal, alhamdulillah hasil ngebolang mempertemukan saya dengan sebuah kosan berwarna pinky yeah yang ternyata dihuni oleh orang-orang yang asik parah. Sahur bareng...nonton bola bareng...dianter ke stasiun ketika hari terakhir ngekos, pokoknya jadi salah satu memori yang mengharukan. Kebersamaan berpuasa di tanah rantau itu menjadi yang pertama kali saya rasakan hingga pada ranah sahur, mungkin karena sebelumnya hanya berkutat pada buka puasa bareng.

Dan ngomong-ngomong buka puasa bareng, maka memori indah bertajuk BukBer GaNas0508 edisi Semarang menjadi titik terbaik dalam hidup saya yang notabene berkenala. Seorang mahasiswa IT Telkom (Bandung) tapi kerja praktik di Semarang dan sore itu kami (tadinya) berempat buka puasa di kawasan dekat Unnes. Ga kebayang, selama ini kuliah di Bandung tapi malah berkesempatan buka puasa bareng dan tarawih bareng orang-orang hebat itu justru di Semarang. Kenangan yang (sayangnya) belum bisa terulang dengan jumlah yang lebih banyak.
Unbelieveable and uneraseable moment

Ohya, ada juga bukber Ambalan di SMA N 1 Slawi

Di sela-sela KP, sempat pula menyempatkan diri berkunjung ke Bandung dalam rangka acara HMIF yaitu HMIF Charity, konsepnya buka puasa bareng salah satu panti asuhan. 
HMIF Charity

Dan Ramadhan tahun itu tidak komplet tanpa menyinggung insiden Bundaran Kalibanteng, yapzz, benturan jidat dengan tiang reklame mengucurkan darah yang sukses membuat saya bertekuk lutut di pinggir jalan dimana kedua telapak tangan sudah merah sempurna diselimuti darah dan sepatu dikucuri darah segar yang masih menetes. Alhamdulillah seorang guru SMK Kendal langsung mengantar saya ke RSUD Karyadi (padahal sebelumnya dibawa ke RS bersalin, ini seriusan). Di RSUD kepala saya mendapat 5 jahitan oleh seorang dokter muda yang di kemudian hari menjadi kawan saya, yaitu mas Fikri.

Kemudian Ramadhan tahun itu semakin semarak dengan agenda tiap Jumat sore pulang ke Tegal, waoww, rasanya asyik juga buka puasa di kereta api.

Ramadhan 1432 H di Juli s.d. Agustus 2012
Pe...de...ka...te... itu topik utama puasa tahun lalu. Lokasi berpuasa full Bandung Raya (sebelum mudik tentunya). Mempersiapkan sebuah event yang "cuma 5 hari" tapi persiapannya nyaris setengah tahun. Ramadhan sembari ber-PDKT ini tentunya menorehkan berbagai puzzle yang subhanaAllah kesannya mendalam, mulai dari yang semanis madu ataupun sepahit kemiri. Yang paling fenomenal tentunya Upak 2 di Dodik Bela Negara.

 Upak 2 ini sebagaimana timeline (yang plottingnya ngabisin berapa kali rapat tuh) mengambil slot waktu 2 hari 1 malam. Pagi hari pasca Subuh (kalau saya sekaligus nge-paper) kita berkumpul untuk menuju lokasinya yang mmmm saya lupa itu masuk daerah mana, pokoknya Kabupaten Bandung Barat (ya jaman itu saya belum kenal GoogleMaps hehee). Di truk si ganteng ini cuma bisa tidur (ya iyalah, yang lainnya sahur nasi, saya sahur keyboard :( ). Sesampainya di TKP langsungnya digeber dengan secuil aturan ala militer (secuil? ya iyalah, ntar malem barulah tahu rasa kita). Malamnya pasca buka puasa dan tarawih, beberapa manusia (termasuk saya) turun gunung untuk mengurus transfer peserta yang hendak mudik dengan mobil, dan ketika naik masyaAllah dinginnya ruarrrr biasoo. Tapi dingin itu langsung berganti kepulan asap panas ketika tahu ada sejumlah trouble terkait chemistry antarpersonel serta berbagai teknis dadakan yang (menurut saya) sangat tidak tepat waktu ataupun cara penyampaiannya (yang bagian ini saya skip). Waktu terus bergulir hingga akhirnya di tengah malam kami dibangunkan oleh tentara dengan style militer (ya nggak militer-militer banget sih, standar bintal malam jaman SMA). Esok sorenya lantaran berbagai faktor saya putuskan menyampaikan unek-unek saya via sms ke sejumlah orang. Ya, dari situlah saya belajar banyak mengenai sangat dibutuhkannya sikap berlapang dada dalam menghadapi berbagai keinginan dan cara perwujudan keinginan tiap pihak. Kalau ditanya nyesel ngaak dengan konflik itu? Justru saya melihatnya sebagai "kado" di bulan Ramadhan.
Jangan cari saya, saya paling belakang masih sempoyongan dimabuk paper
Ramadhan tahun lalu belum merampungkan "bingkisan"-nya. Sebuah bukber (yang setengah direncanakan) berhasil diadakan dimana kita SC saling share mengenai opini masing-masing dengan tema sangat bebas, boleh terkait proker maupun personalia. Dan itu semua tanpa notulensiii alias privasi cukup "anak-anak terpilih" yang tahu (berasa Digimon).

Tak lupa binsik sore dua di Ramadhan menjadi sajian yang menorehkan "story to remember", tak bisa diungkapkan dengan kata-kata untuk melepas kepulangan mereka kakak-kakak dan adik-adik di kepanitian ini. Kalau di GaNas0508 saya pernah berujar "Ekskul is temporary, but GaNas is permanent", maka untuk PDKT 2012 frasenya adalah "committee is temporary, but Transformers are permanent".

Kepulangan saya sendiri tidaklah langsung ke Bumi Margasari, melainkan mengayunkan diri ke Semarang. Tampaknya  ini jadi kesempatan langka untuk mengunjungi saudara jauh sekaligus kawan karib saya, Yogi Winardo di Undip serta Rizky Rahmadhona dan Ardan Bayu Saputra di Unnes. Ekspedisi kilat ini diawali dengan menuju ke Bandara Ahmad Yani untuk menyerahkan laporan KP. Apa? laporan KP? yang setahun lalu? parah juga yaa gw. Pak Fauzy cukup surprise dengna kedatangan saya tapi keramahannya tidak pernah raib dari wajahnya dan tentunya disertai berbagai obrolan khasnya, termasuk putranya telah berkuliah. Sepulang dari Bandara Ahmad Yani, bingung juga ngapain, sempat ngelantung di kawasan kantor pos-BPD (alias kota tua) hingga Tlogosari, ya intinya nglaor ngidul gak jelas dimana karakter cuaca Semarang yang panas membuat saya benar-benar nyaris tumbang, apalagi ketika seorang bocah meminum es soda di samping bus, beuhh, nikmat kali godaan itu. Tapi alhamdulillah Allah menguatkan hingga akhirnya sampailah di Tembalang. Mas Yogi jelas kaget dengan kedatangan saya, tapi kehangatannya dalam berkomunikasi tak bisa dikalahkan kekagetan itu. Berbagai obrolan saling kami lontarkan, intinya kerenlah beliau itu. Esoknya  saya  beranjak menuju ke Gunungpati dimana Mas Dhona berdomisili, but seperti biasa si ganteng  yang satu ini nyasar pemirsaa entah di jalan blok mana intinya tersesat tanpa tahu arah jalan pulang, malah ampe ketemu Sucipah yang sedang fotokopi berkas skripsi. Speechless dia kala itu. Akhirnya Mas Bayu menjemput saya dan membawa saya ke kos Mas Dhona. Wallahualam apakah kesempatan silaturahim itu akan ada lagi atau tidak. Biar Allah menyuguhkan skenario indah-Nya

 Nah, jika 2010 identik dengan geladi dan 2011 bersandingkan KP, maka Ramadhan 2012 tidak bisa disematkan label TA, kenapa? gue lupa ngerjainnyaaaaa

Ramadhan 1433 H di Juli s.d. Agustus 2013
Merantaulah si ganteng ini ke Jakarta Selatan, maksud hati meraih barokah, namun barokah itu ebrupa amanat untuk ngoding. Oke sekali lagi, NGODING.

Langit kelam tanpa bulan sedangkan berbagai sajian di TV membahas pencarian hilal menjadi awal petualangan ber-Ramadhan sebagai karyawan. Hingga 3 malam lalu bulan mulai memalingkan sebagian wajahnya alias isyarat bahwa Ramadhan mulai memasuki 15 hari kedua. Banyak suka dan duka, namun lebih banyak renungan. Dalam renungan Ramadhan ini fokus diri ini ada pada hakikat diri dan jalan hidup.

Menyelami kalam-Nya, menenggelamkan diri di kolam anugerah-Nya. Ada kalanya diri ini lalai dan kufur nikmat dimana keimanan labil dan fluktuatif. Tapi Allah masih sudi memberikan rahman-Nya. Baru kali ini rasanya Ramadhan yang emosional. Apakah karena pertama kalinya lebaran sembari mencari nafkah? Apakah karena di Jaksel introvert saya makin menjadi? Apakah karena jati diri ini mulai menggetayangi nurani? Wallahualam... Yang pasti, saya sungguh menikmati Ramadhan kali ini. Semoga Allah melimpahkan barokahnya.

Buka puasa bareng? Hampir tiap hari kerja juga buka puasa bareng teman-teman lantai 1. Lho ko bisa? Ya iyalah, Jakarta, jam 4 sore, jalan raya jelas menjadi lahan yang sempit karena dijejali berbagai kendaraan. Maka banyak karyawan yang memilih pulang sehabis Maghrib bahkan sehabis Isya. Sedangkan saya (yang cuma jalan kaki) bingung mau ngapain di kosan, ya mending ngumpul dengna teman-teman di kantor.
Bismillah Jumat depan mudik, pertama kali mudik dengan waktu H-6, entah bagaimana ramainya jalanan dan isi bus nantinya.

Posted in , ,

Desain Jersey Terbaik 2013/2014

Kamis, Juli 25, 2013 by ve

Dari situs http://footballfashion.org, ada banyak desain jersey yang tentunya melalui berbagai riset mendalam, namun bagi saya (yang masih amatir namun sangat menggemari dunia desain visual, ada sejumlah jersey yang menarik perhatian karena berbagai faktor, antara lain keunikan, harmonisasi warna, dan filosofis.

Boca Junior home, nuansa klasik nan simpel. Tidak ada ornamen norak, justru simpelnya kaos menjadikan kaos dari jarak jauh pun sudah bisa dikenali bahwa ini milik Boca. Suasana kalem pun membuat mata langsung tertuju pada sejumlah bintang di logo Boca.


Tigres UANL home, mosaik macan memberikan kesan garang. Pemilihan warna biru dan kuning menjadi perpaduan kontras yang manis. Kekurangan yang dijumpai ada pada terlalu ramainya tampilan depan.

Lokomotiv Moskva home, siluet belah ketupat memberi kesan elegan karena mirip vest. Sebenarnya warna merah dan hijau  merupakan kombinasi yang sulit untuk dipakai dalam dunia desain, tapi entah mengapa di kaos Locomotive, justru kedua warna ini memberikan kesan yang kuat.

Shakhtar Donekts home, perpaduan oranye dan hitam yang simpel

AC Milan home, desain tradisional vertikal merah-hitam tetap dipertahankan, hanya saja tampilan semakin marak dengan ornamen tiga garis (titipan apparel warna emas, garis tipis hitam serta leher disemati bendera Italia.

Zenit S. Petersburg home, warna biru tua dengan biru muda dikombinasikan dengan cara membuat garis diagonal tajam yang secara perlahan berganti dari biru muda ke biru tua. Motif yang cadas parah.

Juventus away, desainnya simpel dengna pilihan warna yang tidak ada hubungannya dengan jersey home (hitam-putih), yaitu kuning dan biru menjadi pilihan cerdas. Tidak ada ornamen yang merusak tatanan kaos ini.

Trabzonspor home, ungu dan biru tua sebenarnya lebih dikenal sebagai warna khas West Ham dan Aston Villa namun motifnya jelas, kaos utama ungu dengna lengan biru muda. Sehingga keberadaan Trabzonspor dengan jersey ungu-biru muda namun bermotif vertikal jelas menjadi pilihan cerdas. Desain simpel disertai pengaturan layout menjadi keunggulan jersey ini.

Benfica home, satu-satunya yang spesial di kaos ini adalah siluet elang, julukan khas Benfica. Menarik untuk dilihat, namun penempatan logo apparel yang menabrak siluet menjadi kekurangannya.
Ajax Amsterdam home, entah hingga kapan pola kaos putih yang ditengahnya berwarna merah ala Ajax ini bertahan. Yang pasti pola ini sudha menjadi khas yang tidak bisa dibantah lagi. Kesan manis terlihat jelas apalagi di bagian belakang jersey terdapat 4 logo Ajax dari masa ke masa

Chivas Guadalaraja home, perpaduan belang merah-putih dengan lengan biru dongker memberikan nuansa rapi dan menjaga keramaian yang masih nyaman dilihat

Celta Vigo away, warna hitam dan biru muda sebenarnya jamak dijumpai, tapi pola asimetris di jersey ini jelas memberikan keunikan tersendiri. Bentuk leher yang simpel juga menjadikan kaos ini tidak norak.

Posted in ,

[Sekretaris] Database

Rabu, Juli 24, 2013 by ve

Database...
Salah satu hal sepintas sepele untuk dikelola dalam kaitannya persekretarisan adalah database. Tak heran, banyak permasalahan kecil justru mengapung akar masalah ada pada tata kelola database. Secara umum database terbagi atas database intern organisasi dengan ekstern organisasi.

Database dalam konteks intern organisasi pada intinya menjadi "pangkalan" informasi tentang personalia anggota di dalam sebuah organisasi (kepanitiaan). database bukan sekedar pajangan yang menunjukan eksisten anggotanya, tapi dari situ akan diperolah berbagai "pengetahuan lanjut" dalam menciptakan harmonisasi di intern organisasi.

Database bersumber pada informasi yang diberikan oleh anggotanya, baik ketika mendaftar menjadi anggota organisasi tersebut (masih belum bergabung) atau bisa juga setelah resmi bergabung. Hal yang perlu disepakati di awal adalah mengenai pendistribusian informasi database tersebut. Hal ini bertujuan agar pemakaian informasi dari database sesuai dengan kebutuhan pemangku amanat serta tidak disalahgunakan. Ambil contoh pada kasus struktur organisasi yang jamak di Keluarga Besar Mahasiswa IT Telkom dimana struktur organisasi terdiri atas pengurus harian (ketua, wakil ketua, sekretaris, dan bendahara), koordinator divisi, anggota divisi, anggota organisasi, pembina, dan ada pula (walau opsional) HRD. Maka di awal pembentukan organisasi perlu disepakati informasi mana saja yang boleh diketahui oleh tiap jajaran tadi, terutama informasi yang bersifat relatif privasi, misalnya nomor HP, tanggal lahir, status #eh. Untuk database formal dalam kasus KBM IT Telkom, yang acapkali dikumpulkan adalah informasi nama lengkap, NIM, alamat kost, nomor HP, email, TTL, bisa pula ditambahkan informasi lain seperti jadwal kuliah, amanat yang diemban

Database ini oleh pihak yang (memang) berkepentingan dapat dipergunakan untuk berbagai hal, baik yang bersifat formal maupun non-formal (walau cenderung non-formal), misalnya
  • Menelusuri asal daerah sehingga memahami karakter primordial tiap personal
  • Mengetahui domisili untuk memudahkan saling berkunjung antaranggota
  • Bertukar informasi walau tidak tatap muka, misalnya email, whatsapp
  • Pemetaan kesibukan, misalnya menentukan slot rapat pekanan dengan melihat jadwal kuliah masing-masing
  • Memberikan kejutan tematik, msialnya dalam rangka ulang tahun


Bahkan sebenarnya tiap pihak pun dengan database yang dimilikinya pun bisa dia kembangkan lebih lanjut, khususnya terkait karakteristik, misalnya cara bicara si A yang agresif tiki-taka, si B yang kalem defensif dsb. Hal ini memudahkan pemetaan tugas dalam kerja sama tim.

Namun perlu diingat bahwa informasi yang dimuat di database sebagaimana disebutkan tadi mempunyai tingkat privasi yang perlu dihormati, maka perlu dinformasikan pula di awal mengenai kewenangan dalam berbagi informasi database intern organisasi. Hal bertujuan untuk menjaga kenyaman personal, serta menghindari penyalahgunaan informasi, misalnya pemberian ancaman verbal via email/HP.

Kemudian database ekstern yang merupakan kumpulan informasi mengenai pihak luar yang menjalin relasi dengan organisasi/kepanitiaan kita, misalnya
  • Pejabat kampus
  • Mitra kerja sama dan sponsorship
  • Pejabat kenegaraan dan instansi pemerintah
  • Tokoh masyarakat dan LSM
  • Wartawan


Lazimnya database tersebut dimiliki oleh divisi yang terkait dengan pihak-pihak luar, misalnya humas, divisi eksternal, departemen luar negeri, departemen pengabdian masyarakat, dan ketua/wakilnya mempunyai akses untuk ikut mengetahuinya.

Sebagaimana database intern organisasi, database ekstern pun perlu pengaturan mengenai privasi penyebarannya. Selain faktor menghormati privasi, perlu dipahami pula bahwa ketika terjadi kesalahpahaman maupun salah komunikasi dengan pihak ekstern, maka penanganan konflik akan lebih rumit daripada konflik intern lantaran perbedaan organisasi serta alur birokrasi dimana akan berefek pada nama baik serta kredibilitas organisasi.

Lantas ketika ada anggota organisasi yang perlu menghubungi pihak ekstern bagaimana solusinya? Di sini peran pengurus yang mempunyai fungsi mengelola "kehumasan" untuk mendampinginya, tidak berarti melepas, tidak berarti mengambil alih, namun mendampingi agar etika berkomunikasi yang sudah dijalin sebelumnya dapat terjaga.

Posted in

Dan "dua" itu lengkap menjadi "tiga" :(

Selasa, Juli 23, 2013 by ve

Well, kali ini pressure test yang perlu saya hadapi tidak hanya dua, tapi tiga...
Sebuah tantangan yang awalnya saya kira hanya isu, ternyata benar...
Kadang berkecamuk pula hati dirundung bimbang, apakah emmang harus berkompetisi dengan kawan?
Kadang emosi ini dilumuri ego dimana masa lalu yang penuh kekalahan kelam
Dan apakah harus diombang-ambing segenap gelisah?

Tidak...
Ini adalah perkara yang harus diupayakan seprofesional mungkin
Apakah berarti mengesampingkan pertemanan?
Maka jawabannya ya, tentu dengan batasan yang etis, bukan menikam dari belakang lalu meludahi sang pecundang, tidak, itu bukan naluri saya

Posted in

Itu Wajar

Senin, Juli 22, 2013 by ve

Fun vs Tragic
Comrades vs Rivalty
Pleasure vs Disappointed
Heart vs Hurt
Perfect planning vs Ironic reality

Those are ingredient of my way
With or without support from my friend
Happy or sad ending, they are zero stance from my neuron

Posted in

0-4 cuma Efek Samping

Rabu, Juli 17, 2013 by ve

0-4
Sungguh kemarin malam yang kelam
Bukan karena budget makan yang dibatasi (oleh diri sendiri)
Melainkan Sriwijaya FC dibantai Persepam Madura United 0-4 di Jakabaring

Di atas kertas, jelas hal yang menimbulkan pelecehan walaupun masih dalam taraf sportif
Sriwijaya, dua kali juara Liga Indonesia dan tiga kali juara Piala Indonesia, bahkan juara bertahan ISL
Bintang saat ini Abdurrahman, Movkodompit, Tantan, Edy Foday, Weeks, Ponaryo, Mahyadi, Dzumafo, Diego
Persepam, baru pertama kali merasakan kasta tertinggi
Bintang saat ini Zainal Arief, Ali Khadafi

Tapi itulah sepakbola
Terlalu banyak faktor yang perlahan menggiring sebuah tim menjadi pecundang

0-4 ini bukan hasil tiba-tiba, sebelumnya ditahan 2-2 oleh Persela di Jakaring juga, artinya sudah 2 kala Sriwijaya FC gagal menang di kandang sendiri.
Memang Sriwijaya FC berhasil menang di Papua melumat Persiram dan Persidafon. Ya... Tawa yang terbahak-bahak kemarin lusa boleh jadi firasat duka merundung hari ini.
Bahkan jika raport diperpanjang hingga awal musim, ada luka 5-0 dari Persipura dan Persib serta 4-1 dari Mitra Kukar dan Arema

Di balik itu semua, seorang Khadafi walau tidak mencetak gol justru dia punya peranan mempecundangi SFC malam itu. Artinya dia menambah panjang daftar pemain buangan SFC yang justru menjadi aktor kengacoan SFC di berbagai laga "reuni". Sebelumnya statistik sudah mencantumkan nama M. Ridwan dan Hilton yang dilepas ke Persib. Bahkan Hilton yang menjadi ujung tombak yang ulung di SFC justru ditukar dengan Dzumafo yang nyatanya di Persib maupun SFC masih belum menunjukkan kedigdayaannya saat di PSPS. Sultan Samma dari Gresik United pun tak luput dari pencetak gol ke gawang Movkodompit. Jajang Mulyana? Bomber Mitra Kukar menari goyang itik pasca-menceploskan bola ke gawa Andi Irawan (kiper ketiga SFC). Itu baru yang musim ini (catatan : Jajang memperkuat SFC musim 2011) namun jelas ada yang tidak beres dengan naluri bertransfer SFC. 

Melepas trio gelandang M. Ridwan, Firman Utina, dan Supardi, plus barter Hilton-Dzumafo disertai melego Sultan Samma ke Gresik United, Nova Arianto ke Pelita Bandung Raya dan (mungkin dilengkapi) membiarkan Gumbs dan Gattuesi ke Arema plus Lim Jun Sik ke Persipura menjadi bukti ketidakjelian SFC dalam bertransfer musim ini. Mereka saat ini menjadi bintang yang berperan di klub tersebut masing-masing.Memang tidak sepenuhnya cacat, masih Erick Weeks yang nyaris gagal dibatalkan transfernya, ada juga Abdurrahman yang gesit plus Tantan yang menjadi striker lokal paling bisa diandalkan setelah sebelumnya ujung depan SFC "dijajah" produk impor.

Namun jangan lupa, budaya di SFC terlalu keras sehingga banyak pemain yang hanya mencantumkan durasi bermain di SFC setengah musim dalam curiculum vitae-nya. Budi Sudarsono pernah mengalaminya, begitu pula Fachrudin, Diogo Santos, Immanuel Padwa, Sultan Samma, Syamsul Chaeruddin, dan Jamie Coyne, ada lagikah?

Permasalahan utama adalah ketidakjelasan roadmap dalam mendistribusikan pemain muda dalam berbagi peran dengan pemain senior, baik yang produk lokal juga serta yang impor. Hal ini menyebabkan kebijakan transfer sangat tergesa-gesa.

Semoga SFC lebih baik lagi

Posted in

Bahkan Ibadah pun Jadi Senjata Mereka

Selasa, Juli 16, 2013 by ve

Setan punya banyak cara untuk memperdaya manusia
Boleh jadi mereka mempunyai roadmap yang terancang baik
Bahkan ada segment analysis, ha??

Bahkan ada kiat khusus untuk mempecundangi orang yang kuat iman dan taqwanya
Orang itu dipuji, disanjung, dibisiki kata-kata yang aromanya melenakan
Pujian, sanjungan, dan bisikan itu berupa "kekaguman" mereka akan ketaqwaan kita

Dari situ kita malah menggigit "umpan"...
Kita mengiyakan, kita mulai berkaca dengan penuh kesombongan
Kita merasa sudah cukup segala rupa ibadah kita yang sudah-sudah
Puas dan bergugam "gua udah keren" dan eaaaa...kita dikibuli

Maka dengan tipu licik mereka (atau malah kesongongan kita)
Justru lebih mudah bagi mereka merayu untuk sedikit bermaksiat
Sedikit dan berkhayal bahwa "stok" pahala kita masih melimpah
Begitulah seterusnya... hingga kita terperosok dan pesimis untuk bertaubat

Semoga Allah melindungi kita dari berbagai godaan setan
Mulai dari yang jelas-jelas berwujud maksiat maupun yang ditopengi sanjungan
Karena rajinnya kita beribadah pun berpotensi menjadi pintu kesyirikan
Dan satu-satunya pelindung itu adalah Allah SWT

Posted in

Tiap tahun selalu ada cerita

Jumat, Juli 12, 2013 by ve

Ramadhan, bulan yang penuh barokah
Dan bulan yang penuh dengan cerita juga

2007 dan sebelumnya lupaaa

2008 pertama kalinya menikmati berpuasa di tanah rantau, yaitu Bandung
Berstatus sebagai mahasiswa baru yang masih lugu, masih ga ngerti caranya ngelola keuangan, masih bingung caranya menjaga kebersihan, masih glagepan ngatur waktu.
(kalau nggak salah) Hari pertama puasa digebrak dengan buka bareng sekaligus pembukaan Basis Massa 2008, kala itu saya (seriusan) masih pendiem, pokoknya luguuuu bangettt. Beberapa hari kemudian ikutan demo di puasa depan gedung DPR, sasaran isunya adalah setahun pemerintahan AHer-DedeYusuf.
Dalam sebuah malam menjelang sahur ketika uang hanya tersisa Rp 2000,00. Saat itu tidak ada pulsa sehingga tidak bisa merengek manja pada orang tua. Alhasil sebungkus mie goreng mentah dan air mineral gelas pun dianggap cukup untuk mengganjal perut hingga akhirnya Maghrib menjelang. Masalah belum sampai di situ, menjelang Maghrib benar-benar tidak ada secuil pun uang sehingga menjelang injury time masih saya sibuk di tumpukan baju kotor mengais recehan yang entah ada ataukah tidak ada. Dan alhamdulillah ibu menelpon, well bisa ditebaklah ending-nya bagaimana hehee.
Oh ya, mulai di tahun itulah muncul berbagai undangan buka puasa, ada dari BTS, ada dari HMIF (untuk seluruh mahasiswa IF), dari Kopma (waktu itu masih ikutan) trus apa lagi y?? Ohya, buka puasa kelas IF-32-01, waktu itu gegara iri kelas lain pada buka puasa bareng, akhirnya kelas kita pun ngadain.

2009 pascakepanitiaan PDKT 2009 di Bandung (lagi)
Sebuah ruangan yang kini dipakai untuk Kopma (sementara) menjadi tongkrongan (dan glelengan hingga menginap hahaa) para panitia putra, padahal acara PDKT-nya sudah beres. Hampir tiap malam, Saddam DMT membangunkan kami untuk bergegas sahur di kantin. Dan menu favorit saya sotoooo.
Nah, IF-32-01 juga ngadain buka puasa, jarkomnya jam 4 sore, tapiiiiii molornya dewaaaa dan akhirnya kita berbuka puasa di MSU #ngakak_guling_guling

2010 Geladi di Bandung-Pekalongan-Tegal
Sesuai perkiraan, Geladi tahun itu bakal beririsan dengan Ramadhan walau hanya 3 hari. Kala itu saya persis baru sembuh dari DB (Demam Berkalang_noda), tapi ada undangan untuk mengadvokasikan lokasi mading yang di tengah gedung B. Alhasil, sore H-1 saya langsung cabut dari DCS Telkom Pekalongan menuju Bandung. Sahurnya bagaimana? Alhamdulillah selepas jalan kaki dari perempatan Buah Batu, saya nyampe PGA dan segera membajak ibu-ibu penjual warteg. Bukannya ke kos, saya malah ke sekre BEM untuk menyiapkan berkas dokumen, eh ternyata pagi itu ada PDKT, baru ingat saya, dan ternyata ada sesi perkenalan BEM, yaudahlah sekalian dateng ke situ. Abis dari situ langsung dah rapat sana, mepet sini, ngulik situ, dan berbagai jempalitan itu dipamungkas di sekre BEM menjelang Maghrib ketika sekitar 5 orang, yaitu saya, kang WP, kang Fajar, Catur, dan Siti, kami saling nggremeng ga jelas lantaran ga ada yang mau beli takjil hahaa, sangat kekanak-kanakan juga kelakuan kita-kita kala itu. Selepas bersantap sore itu, langsunglah saya menuju ke Cibiru untuk melanjutkan Geladi (saya izin satu hari doank) alias perjalanan ke Timur menuju Pekalongan. Geladi berlangsung sebagaimana hari-hari sebelumnya dimana kelar jam 4 saya segera menuju ke alun-alun mencari takjil. MasyaAllah ramainyaaaaa, bingung pisanlah menentukan mau makan apa, selain pilihannya yang banyak, justru uangnya yang pas-pasan. Maghrib pun dinikmati di alun-alun diiringi alunan angin sepoi-sepoi berhembus. Salah satu sore paling syahdu, entah karena apa. Malemnya wewwww, ternyata di kosan Pekalongan, saya sendirian #takuutttt Tak apalah itu menjadi malam terakhir saya menginap di Pekalongan dalam rangka Geladi karena esok harinya adalah penutupan Geladi. Dan kelar penutupan, segeralah saya meluncur ke Tegal, tepatnya Balapulang untuk berkumpul bersama keluarga besar saya :D 3 sore di awal Ramadhan itu diwarnai di 3 kabupaten/kota berbeda.

2011 s.d. 2013 di episode berikutnya ^_^ yang pasti banyak cerita yang mengasah kematangan diri ini

Posted in

Tata Cara Adzan dan Iqomah

Kamis, Juli 11, 2013 by ve


Adzan dan Iqomah merupakan di antara amalan yang utama di dalam Islam. Rasulullah shallallahu ‘alaihi wa salam bersabda :
“Imam sebagai penjamin dan muadzin (orang yang adzan) sebagai yang diberi amanah, maka Allah memberi petunjuk kepada para imam dan memberi ampunan untuk para muadzin” [1]
Berikut sedikit penjelasan yang berkaitan dengan tata cara adzan dan iqomah.
Pengertian Adzan
Secara bahasa adzan berarti pemberitahuan atau seruan. Sebagaimana Allah berfirman dalam surat At Taubah Ayat 3:
 ÙˆَØ£َØ°َانٌ Ù…ِÙ†َ اللَّÙ‡ِ ÙˆَرَسُولِÙ‡ِ Ø¥ِÙ„َÙ‰ النَّاسِ
“dan ini adalah seruan dari Allah dan Rasul-Nya kepada umat manusia”
Adapun makna adzan secara istilah adalah seruan yang menandai masuknya waktu shalat lima waktu dan dilafazhkan dengan lafazh-lafazh tertentu. [2]
Hukum Adzan
Ulama berselisih pendapat tentang hukum Adzan. Sebagian ulama mengatakan bahwa hukum azan adalah sunnah muakkad, namun pendapat yang lebih kuat dalam masalah ini adalah pendapat yang mengatakan hukum adzan adalah fardu kifayah[3]. Akan tetapi perlu diingat, hukum ini hanya berlaku bagi laki-laki. Wanita tidak diwajibkan atau pun disunnahkan untuk melakukan adzan[4].
Syarat Adzan[5]

Posted in
Baca selengkapnya »

Renungan 10 Juli 2013

Kamis, Juli 11, 2013 by ve

Menjelang buka puasa, banyak orang yang memanfaatkannya untuk mengejar rezeki
Berjualan beraneka ragam hidangan/takjil

Untuk keluarga mereka, agar anak-anak mereka bisa membeli baju baru di lebaran nanti, mereka mengikhlaskan diri kehilangan waktu di Ramadhan ini untuk mengejar berbagai amalan
Tapi ada juga yang rundown tiap harinya diisi agenda bermalasan sembari menanti Maghrib


Ya... itulah uniknya hidup, ada yang mau tapi tak mampu, ada yang mampu tapi tak mau...
Semoga dengan keterbatasan waktu di Ramadhan ini, kita bisa memanfaatkannya sebaik mungkin, itulah wujud konkret kebersyukuran

Posted in

Tetes Air Hujan

Rabu, Juli 10, 2013 by ve

Setetes air hujan terpercik
Menyejukan hati di tengah kekalutan
Mendinginkan amarah membekukan hampaku
Membisikan pelepas rindu akan semua tanya

Setetes air hujan bergeming
Merintih mengalun ikuti petikan gitar
Melingkari syair puisi
Yang hampir tak terbaca rasa awam

Setetes air hujan jatuh berlimang
Mengingatkanku pada kisah sahabat
Yang menangis sendiri tiada teman
Masihkah seseorang itu sedih

Setetes air hujan mengalir
Bagai darah yang merembes di lorong nadiku
Menembus sisi tergelap manusia
Menghanyutkan tawa serta tangis

Setetes air hujan menghilang
Seiring mencairnya lamunanku
Kembali terik membakar kulit
Dan tetes-tetes itu berlalu tak tersisa

Posted in

[Sekretaris] Surat Keluar

Jumat, Juli 05, 2013 by ve

Surat keluar secara umum terdiri atas tiga aspek/area yang perlu dikelola

Pertama desain
Desain surat menjadi ciri fisik yang menunjukkan "tingkat peradaban" dalam berkreasi. Pada era-era terdahulu, ketika konsep desain surat keluar dapat dikategorikan relatif stagnan, polanya mudah ditebak, yaitu nama organisasi lengkap (enter), nama organisasi singkatan/akronim (enter), alamat lengkap (bisa dibagi menjadi dua atau tiga), kemudian garis yang melintang dari kiri ke kanan (umumnya satu garis tebal lalu di bawanya persis garis tipis). Pakem ini ditutup berupa footer yang hanya berisi tembusan (jika ada). Dan sebagai catatan utama, background hampir 100% berupa lembar putih polos dimana segala tulisan tadi berwarna putih.

Hal tersebut tidaklah salah, kondisi teknologi dan trend saat itu memang mewajarkan hal tersebut. Pemakaian surat keluar banyak dilakukan berupa lembaran cetak (hardcopy), apalagi pemakaiannya relatif banyak sehingga dengan warna hitam di atas putih secara biaya dapat dianggap sebagai penghematan ^_^, serta pula sangat jarang ditemui desain (khususnya di layout) yang tampil di luar mainstream tersebut. Namun seiring perkembangan zaman terdapat fenomena berikut :
- Mesin cetak (printer) sudah menjadi barang umum dimana biaya cetak menjadi relatif murah dibandingkan zaman dulu
- Pemakaian surat mulai banyak dipergunakan berupa softcopy
- Mulai muncul kebebasan dalam berkreasi desain surat, baik layout maupun pemilihan warna
- Kebebasan yang dimaksud sebelumnya mempengaruhi reputasi organisasi sehingga muncul persaingna untuk membuat desain surat yang kreatif

Karena hal-hal itulah, desain surat dimunculkan paling pertama karena ketika orang menerima surat, kesan pertama akan muncul pada aspek desain. Secara prinsip, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam aspek desain surat keluar antara lain :
  • Unsur-unsur surat resmi yang harus tetap ada, yaitu identitas organisasi pembuat dan penerima surat, masing-masing mempunyai atribut, misalnya nama lengkap, alamat fisik, email, dan telepon
  • Pemilihan warna yang merepresentasikan kekhasan organisasi, namun warna khas ini tidak berarti harus menguasai surat. Tampilkan komposisinya secara proporsional.
  • Gunakan warna yang kontras dan jelas untuk membedakan tulisan dengna latar belakang
  • Pastikan surat tetap jelas terbaca ketika difotokopi
  • Tetap beri ruang yang proporsional untuk isi surat itu 
  • Gunakan font sesuai kebutuhan, sebagai contoh bila mencantumkan tagline organisasi maka sesuaikan font sebagaimana kesan yang ingin ditampilkan di tagline tersebut, untuk isi surat tentu gunakan font yang formal, misalnya Calibri, Verdana, Arial, atau bisa juga Times New Roman
  • Untuk softcopy, pastikan ukurannya tidak relatif besar karena akan menyulitkan proses pengiriman maupun penerimaan
  • Untuk memudahkan identifikasi, dapat dibuat beberapa petunjuk unik yang termuat di desain surat keluar, misalnya di HMIF 2011 mempergunakan garis gradasi biru untuk surat keluar biasa dan garis gradasi hijau untuk surat keputusan
  • Lakukan uji coba atau setidaknya mintalah feedback mengenai desain surat kepada sejumlah pihak ekstern
Berikut contoh beberapa desain, baik yang terhitung semi-mainstream, maupun yang lumayan anti-mainstream

Contoh format surat PF 2010


Letterhead Design by Ste68


Kedua konten
Konten merupakan hal yang perlu dilakukan agar fungsi surat sebagai media komunikasi tulisan bisa terlaksana dengan efektif dan efisien. Dalam kenyataannya diperlukan pembuatan format surat di bagian konten dengan tujuan :
  • Memudahkan penggunaan format konten surat, baik untuk pengguna awam, maupun pemakaian massal
  • Mempercepat pembuatan surat, karena seringkali dibutuhkan surat keluar secara mendadak


Seperti halnya surat masuk, yang perlu dilakukan pertama kali untuk aspek konten surat adalah mengumpulkan informasi dari sejumlah kepengurusan organisasi/panitia mengenai jenis-jenis konten surat keluar yang pernah dibuat, misalnya surat peminjaman inventaris, surat undangan, surat keterangan keanggotaan, surat perringatan, surat keputusan, dll. Ketika diperoleh sejumlah jenis-jenis yang kemungkinan besar akan dibuat dalam kepengurusan yang akan berjalan, maka buatlah konten untuk tiap jenis surat tersebut.

Mengenai pembahasaan ataupun format sendiri, harus diakui telah menjadi kebiasaan sering terjadi perbedaan persepsi mengenai mana yang boleh dan mana yang tidak boleh, misalnya
  • Penulisan identitas pihak berwenang dalam kondisi pengatasnamaan
  • Peletakan stempel meskipun lazimnya di kiri tanda tangan ketua, ada pula yang menempatkannya tengah diantara tanda tangan ketua dengan sekretaris
  • Rincian surat pasca tanda ":" ada yang mengklaim harus diawali huruf kapital, tapi ada pula yang menganggap tetap huruf biasa

Solusi untuk permasalahan tersebut adalah memahami budaya yang berlaku di organisasi pengirim serta penerima surat. Dalam kondisi tertentu ketika penerima mensyaratkan kesempurnaan surat, maka idealisme format surat perlu disesuaikan agar tujuan yang disampaikan di surat tersebut bisa tercapai, apakah berarti menuruti seenaknya, tentu tidak, ada koridor yang perlu dibicarakan lebih lanjut agar tidak terjadi sikap saling menyalahkan format surat.

Penomoran juga menjadi isu yang penting. Tidak ada doktrin mengenai penomoran surat walaupun pola yang berkembang mewajibakan hal-hal berikut :
  • Nomor urut
  • Kode jenis surat
  • Inisial organisasi pembuat surat
  • Tahun pembuatan surat


Ada sejumlah isu yang perlu ditetapkan solusinya di awal kepengurusan organisasi/kepanitiaan terkait penomoran surat, antara lain :
  • Apakah ketika kepengurusan berganti tahun (tapi kepengurusan masih berlaku) penomoran dilanjutkan biasa ataukah mengalami reset
  • Apakah keberlangsungan nomor dipengaruhi jenis surat? Sebagai contoh apakah untuk surat izin penomorannya tersendiri, surat keterangan tersendiri, ataukah seluruh jenis surat keluar penomorannya digabung (hanya dibedakan di kode jenis surat) ataukah ada jenis tertentu yang penomorannya dipisah
  • Untuk sistem kesekretariatan yang "buka cabang" apakah penomoran dilakukan di tiap unit ataukah tetap berpusat pada sekretaris utama/umum


Ketiga, alur pengelolaan surat keluar
Ketika desain sudah OK dan konten juga beres maka yang perlu diperhatikan adalah alur pengelolaan. Alur ini menjadi patokan bagaimana organisasi dapat mengeluarkan sebuah surat sebagai media komunikasi tertulis dengan efektif atau tidak. Alur diawali dengan pembuatan alur itu sendiri yang kemudian disosialisasikan (dan lebih baik bila sosialisasi dilakukan berupa simulasi alias tidak hanya cuap-cuap belaka). Diperlukan pula suatu dokumen berisi rekap surat keluar yang telah diterbitkan, akan lebih baik bila disertai keterangan hasil dari surat tersebut, apakah ditolak, di-pending, atau bagaimana.

Mengenai konsep keberadaan sekretaris "buka cabang" ataupun "satelit" maka pembuatan surat keluar dapat dilakukan oleh sekretaris unit tersebut dengan mempergunakan format yang telah ditentukan sebelumnya.  Tidak lupa berbagai surat tersebut dibuat rekapnya. Apabila tidak ada sekretaris unit, maka perlu dibuat pula alur pembuatan surat yang di-handle langsung oleh sekretaris dimana ditetapkan pula standar waktunya karena risiko kesibukan pembuatan surat lebih berat dibandingkan adanya sekretaris unit.

Yang perlu dilakukan pula dalam pengelolaan surat keluar adalah proses monitoring dan evaluating dimana dapat dilakukan tiap bulan untuk mengetahui berbagai permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan surat keluar. Hal ini juga mencegah terjadinya penumpukan kesalahan dalam mengelola surat keluar di akhir kepengurusan

Contoh rekap surat keluar saat PDKT 2009

Di situ terdapat beberapa surat yang dikeluarkan oleh ICT (nomor 002, 003, dan 004) isinya sama, namun karena tujuannya berbeda maka nomornya pun dibedakan.

Posted in

[Sekretaris] Timeline

Kamis, Juli 04, 2013 by ve

Timeline secara kamus artinya garis waktu. Mengapa "garis"? Karena digambarkan berupa garis (yang umumnya lurus) sebagai representasi bergulirnya masa kepengurusan yang berisikan berbagai aktivitas maupun target dari organisasi tersebut.

Timeline merupakan salah satu parameter non-formal kekompakan sebuah organisasi dalam mengelola waktu dimana hal ini akan berujung pada kualitas manajemen SDM. Timeline sendiri sifatnya dinamis alias sangat memungkinkan perubahan dikarenakan berbagai faktor, baik intern maupun ekstern. Lantas sejauh manakah toleransi pengubahannya? Nanti akan kita dapatkan jawabannya.

Pembuatan timeline diawali dengan pendataan berbagai aktivitas yang akan dilakukan oleh tiap unit di organisasi (dapat berupa departemen, divisi, bagian, dll). Pendataan ini meliputi :

  • Aktivitas ini bersifat event ataukah non-event
  • Aktivitas ini termasuk program kerja ataukah bukan
  • Siapa target atau segmentasi program kerja ini
  • Siapa stakeholder yang dilibatkan dalam penyelenggaraan aktivitas tersebut
  • Agenda pra serta pasca agenda tersebut apa saja
  • Hal-hal yang menyesuaikan kebutuhan organisasi

Setelah pendataan (beserta atribut-atribut tadi), maka dilakukan suatu pertemuan di awal pembentukan kepengurusan atau kepanitiaan yang bertujuan membentuk timeline besar organisasi/panitia yang sinkron. Pertemuan ini dapat dibarengkan pada rapat program kerja, dapat pula dilakukan secara terpisah. Hal yang sebaiknya dipersiapkan dalam pertemuan tersebut adalah (minimal 2) alternatif waktu penyelenggaraan aktivitas sebagaimana yang dimaksud di atas. Hal ini diperlupakan untuk mengantisipasi kemungkinan bentrok dengna aktivitas lain sehingga mempermudah solusinya.

Pada awal kepengurusan inilah kemudian disepakati sebuah timeline selama satu kepengurusan/kepanitiaan. Bisa juga timeline ini disebut versi 1.0. Di dalamnya, sebenarnya masih diperbolehkan adanya perubahan ataupun ketidakpastian waktu karena dalam kenyataannya masih ada potensi perubahan waktu karena faktor ekstern organisasi/panitia maupun internnya. Perubahan tersebut sebenarnya berpotensi "mengacaukan" plotting waktu aktivitas lainnya, karena itulah, diperlukan koordinasi yang kuat dan mengutamakan solusi sebagai jalan bersama yang perlu dicapai. Sebaiknya pimpinan organisasi bisa melihat timeline sebagai satu runutan yang dimulai awal hingga akhir kepengususan sehingga mampu mengajukan solusi yang tidak memanjakan satu dua proker melainkan pemenuhan target organisasi dalam lingkup kepengurusan, bukan sepotong-potong/parsial.

Perubahan tersebut berarti pula harus dilakukan monitoring serta evaluating terhadap timeline yang telah disusun. Sejauh manakah timeline dilaksanakan, apakah tepat waktu? terlalu cepat ataukah terlalu lama? Apakah ada indikasi untuk melakukan revisi timeline? apakah dari sudut pandang sasaran terjadi perebutan pangsa pasar?

Manfaat pembuatan timeline
  • Memudahkan penjadwalan SDM dalam organisasi
  • Meminimalisasi bentrokan antarunit dalam organisasi
  • Pengalokasian keuangan (budgeting) dalam organisasi
  • Pemetaan layanan kepada pihak yang menjadi sasaran aktivitas organisasi
  • Pemetaan kebutuhan (finansial dan non-finansial) dalam intern organisasi
  • Memudahkan analisis risiko pengubahan suatu agenda/aktivitas
  • Mengukur intensitas serta beban kerja unit/personal dalam organisasi
  • dll


Contoh timeline yang dibuat dengan sederhana pada pertengahan kepengurusan HMIF 2011


Contoh lain timeline OC PDKT 2012


Referensi : HMIF IT Telkom periode 2011 dan PDKT IT Telkom 2012

Posted in , ,

Terus apa gunanya

Rabu, Juli 03, 2013 by ve

Ironi memang bila segala pengalaman di kepanitiaan atau organisasi sia-sia atau bisa dibilang gunanya hanya memperpanjang baris pada curiculum vitae...

Kenapa sia-sia??

Dalam berbagai kepanitiaan ada banyak hal yang bisa manfaatkan untuk mempersiapkan diri menyambut Ramadhan

Arogan ga sih bila cakap menguasai ketertiban rapat plus ontime tingkat cumlaude.. Tapi tidak tertib dalam mengejar berbagai amalan di Ramadhan

Konyol ga sih bila mahir mengelola RKA alias pendanaan organisasi/kepanitiaan..eh selama puasa malah makin boros dan tidak bisa mengalokasikan khusus untuk sodaqoh

Lucu ga sih bila kreatif dalam membuat rundown sebuah event..penginnya perfeksionis..pengisi acaranya nomor wahid..eh giliran besoknya Ramadhan ga tahu musti apa selain sahur-tidur-beli takjil

Aneh ga sih ketika rajin ngejarkom berbagai info kepanitiaan tapi lupa saling memberi nasihat tentang keutamaan Ramadhan

Semoga berbagai ilmu yang direguk dalam mengenyam kepanitiaan/organisasi bisa diterapkan pula untuk menyambut dan mengisi Ramadhan. Bisa membuat berbagai persiapan untuk proker masa bingung nyusun renacana di Ramadhan malah udah langsung nyerah??
Jadilah muslim(ah) yang tangguh dan pandai mngaplikasikan berbagai pelajaran dalam rangka mendekatkan diri kepada-Nya

Posted in , , , , , ,

[Sekretaris] Mengelola Surat Masuk

Selasa, Juli 02, 2013 by ve

Mengelola surat masuk kelihatannya gampang, namun sebenarnya emang gampang tapi syarat dan ketentuan berlaku, yaitu sabar. Pengelolaannya meliputi aspek pengarsipan dan penindaklanjutan. Keduanya berkaitan erat sehingga sulit untuk memisahkannya dengan sempurna.

Pertama penindaklanjutan
Penindaklanjutan merupakan hal yang terpenting agar informasi yang masuk melalui surat ke sebuah organisasi dapat didistribusikan dengan tepat sasaran. Kesalaha fatal yang sering terjadi adalah tidak adanya prosedur penindaklanjutan surat masuk sehingga interaksi organisasi tersebut dengan entitas luar perlahan memburuk.

Langkah yang pertama adalah mempelajari pengalaman jenis-jenis surat masuk yang ada di organisasi tersebut. Sampel dapat diambil pada 1-3 kepengurusan sebelumnya, apabila organisasi baru maka dapat mengambil sampel pada 1-3 organisasi serupa. Misalnya diperoleh informasi bahwa surat masuk ke organisasi tersebut adalah pemberitahuan dari Bagian Kemahasiswaan, undangan acara seremonial, undangan kompetisi, permintaan bantuan peminjaman alat, permintaan persetujuan, permintaan izin anggota, peringatan dll. Informasi ini menjadi patokan bagi sekretaris untuk membuat rancangan prosedur penindaklanjutan surat masuk di organisasi tersebut sesuai jenis-jenis surat tersebut.

Sebagai contoh, pada organisasi olahraga, surat masuk berupa undangna kompetisi akan diteruskan kepada divisi pembinaan dan prestasi serta ditembuskan kepada ketua. Surat peminjaman inventaris diteruskan kepada bagian logistik. Undangan seremonial karena lazimnya diahdiri oleh ketua maka langsung diteruskan kepada ketua. Segala jenis prosedur dirancang oleh sekretaris dan dikoordinasikan dengan intern organisasi yang berkaitan serta disosialisasikan, baik tertulis maupun lisan. Hal ini berkenaan dengan kemungkinan surat yang masuk tidak diterima langsung oleh sekretaris melainkan anggota lain.

Penindaklanjutan ini sebenarnya ada dua macam, yaitu yang dapat ditangguhkan serta yang harus diselesaikan saat itu juga. Maka dalam prosedur penindaklanjutan surat harus dijelaskan standar waktu penindaklanjutan, misalnya untuk permintaan izin meminjam inventaris tidak diperkenankan meminjam kurang dari 3 hari sebelum hari peminjaman ataupun jawaban bisa tidakny inventaris dipinjamkan dua jam setelah surat diajukan.

Mengingat kesibukan seorang ketua serta koordinator di tiap bagian di organisasi tersebut, maka sekretaris berfungsi pula sebagai reminder mengenai kepastian penindaklanjutan tiap surat.


Kedua pengarsipan
Pengarsipan di sini bertujuan agar segala informasi yang masuk dapat ditujukan ke intern organisasi sesuai pembagian kerjanya (berkaitan dengan penindaklanjutan). Pengarsipan dilakukan dengan mengkompilasi seluruh berkas surat masuk serta membuat database berisi resume surat masuk tersebut, misalnya terdiri atas kolom/atribut tanggal masuk, pengirim, nomor surat, isi surat, dan (yang tidak boleh terlupakan, yaitu) penindaklanjutan surat. 

Rentang pengarsipan sendiri menyesuaikan intensitas surat yang masuk dalam interval tertentu, tentunya review terhadap arus surat masuk di kepengurusan sebelumnya dapat menjadi patokan. Namun dalam perjalannya, dapat dilakukan penyesuaikan terhadap kebutuhan, misalnya dalam satu hari surat masuk mendadak banyak (anggap 50) padahal pengarsipan dilakukan tiap pekan, maka dimungkinkan pemajuan waktu pengarsipan untuk meminimalisasi risiko hilangnya arsip.

Pengarsipan berupa pembuatan kompilasi surat masuk juga dapat menyesuaikan kondisi, misalnya digandakan terlebih dahulu untuk beberapa jenis surat yang juga diperlukan oleh intern pengurus, misalnya undangan sebagai bukti/tiket masuk suatu acara.

Contoh rekap surat masuk di kepengurusan HMIF 2011


Akan lebih baik apabila sebuah organisasi mempunyai sistem informasi digital untuk pengelolaan surat masuknya. Hal ini bertujuan untuk mempercepat arus informasi berkaitan surat masuk. Seperti apa DFD ataupun class diagramny?: Itu bisa jadi bahan riset :D

Posted in

[Sekretaris] Ruang Lingkup

Selasa, Juli 02, 2013 by ve

Hal yang perlu ditetapkan di awal masa menjalankan amanat sebagai sekretaris adalah ruang lingkup tugasnya. Secara kelazimn di berbagai tempat, sekretaris menjadi penanggung jawab penyelenggaraan administrasi di sebuh organisasi, namun dalam beberapa kasus, sekretaris berfungsi pula sebagai deputi alias wakil ketua serta pengelola kerumahtanggaan. Maka perlu dicermati apa yang menjadi batasan sehingga dalam pengalokasian tenaga lebih efektif.

Kemudian, bil sudah ditetapkan ruang lingkup sekretaris secara umum, kemudian dilakukan maanajeril terhadap personali sekretaris itu sendiri. Ada berapa jumlah sekretaris di dalam organisasi. Akan lebih baik bila sebelum pembentukan sekretaris, dilakukan analisis terhadap kebutuhan jumlah dalam menangani tugas-tugas dari ruang lingkup yang telah ditentukan tersebut dengan mengacu realisasi kepengurusan sebelumnya. Hal ini bertujuan meminimalisasi kesalahan estimasi kebutuhan SDM di kemudian hari. 

Bila jumlah sudah ditetapkan, berikutny dilakukan plotting alias distribusi alias berbagi tugas antarsekretaris tersebut. Banyak pertimbangan yang bisa dipakai di sini, misalnya tingkat kemerataan atas kesulitan masing-masing item pekerjaan sekretaris, bisa pula mengacu ke pertimbangan lain. Apakah pembagian ini boleh diubah di tengah jalan, semua ada bolehnya dan tentu ada risiko positif dan negatifnya, di sini fungsi koordinator sekretaris yang hendaknya mampu mengambil berbagai keputusan, termasuk rolling/shifting tugas-tugas sekretaris.

Dalam sebuah organisasi, terdapat berbagai bagian ataupun sub-bagian di dalamnya, ada yang memakai istilah divisi, departemen, skuad, dll. Bisa jadi sekretaris berwujud bagian, sub-bagian ataupun individu saja. Namun peran sekretaris yang melingkupi seluruh bagian organisasi menyebabkan kesibukan yang menumpuk dengan kemungkinan waktu sibuk yang tidak tentu. Hal ini seringkali diantisipasi dengan "membuka cabang". "Buka cabang" di sini artinya, tiap bagian/sub-bagian mempunyai seorang sekretaris tersendiri. Sekretaris ini tidaklah bersifat seenaknya ataupun sewenangnya. Dia patut memahami dan menyesuaikan diri terhadap berbagai prosedur yang dibuat sekretaris pusat/umum dalam penyelenggaraan administrasi yang bersifat "lokal" di bagian/sub-bagiannya, misalnya surat keluar dan notulensi. Sejauh manakah batasan tugas sekretaris (pusat/umum) dengan sekretaris bagian/sub-bagian. Hal ini perlu ditetapkan di awal kepengurusan untuk menghindari hal-hal berikut :
  • Sikap saling tunggu terhadap sebuah pekerjaan (semacam deadlock ataupun livelock)
  • Sikap berebut sebuah pekerjan (semacam starvation)
  • Jatuhnya wibawa salah satu atau malah keduanya


Pembukaan "cabang" ini pun mempunyai risiko dengan sekretaris utama perlu melakukan monitoring terhadap implementasi pengadministrasian di tiap "cabang"-nya. Monitoring dapat dilakukan dengan cara-cara berikut :
- pemeriksaan berkas berkala
- sharing secara verbal mengenai penyelenggaraan administrasi
- hal-hal yang bersifat non-formal, seperti ngerumpi, nge-GJ, tujuannya agar sekretaris tim tidak merasa dikekang oleh amanat "berlebih" tersebut

Posted in

Regresi Linier di Excel

Senin, Juli 01, 2013 by ve

Dalam pengelolaan statistik kuantitatif, kita acapkali dihadapkan pada kebutuhan memprediksi pertumbuhan data di masa depan. Metode yang sering dipakai adalah regresi linier. Rumusnya bila diuraikan dengan tulisan tangan beuhhhhh pusingggg sekali (pengalaman menulis laporan praktikum fisika dasar). Nah, dengan keterbatasan waktu serta perkembangan teknologi, kita bisa memanfaatkan fungsi pada Microsoft Excel sebagai berikut :


Keterangan
A8 = posisi waktu yang akan dicarikan prediksi datanya
B2 s.d.B7 = data yang telah didapatkan realisasinya
A2 s.d. A7 = rentang waktu yang telah diperoleh realisasi datanya
Untuk A2 dan B2 diberi absolut ($) agar ketika fungsi tersebut ditarik ke waktu-waktu berikutnya bisa tetap meneruskan trend-nya

Posted in ,
Langganan: Postingan (Atom)

Newsletter