Arfive Gandhi

Mengelola surat masuk kelihatannya gampang, namun sebenarnya emang gampang tapi syarat dan ketentuan berlaku, yaitu sabar. Pengelolaannya meliputi aspek pengarsipan dan penindaklanjutan. Keduanya berkaitan erat sehingga sulit untuk memisahkannya dengan sempurna.

Pertama penindaklanjutan

Penindaklanjutan merupakan hal yang terpenting agar informasi yang masuk melalui surat ke sebuah organisasi dapat didistribusikan dengan tepat sasaran. Kesalaha fatal yang sering terjadi adalah tidak adanya prosedur penindaklanjutan surat masuk sehingga interaksi organisasi tersebut dengan entitas luar perlahan memburuk.

Langkah yang pertama adalah mempelajari pengalaman jenis-jenis surat masuk yang ada di organisasi tersebut. Sampel dapat diambil pada 1-3 kepengurusan sebelumnya, apabila organisasi baru maka dapat mengambil sampel pada 1-3 organisasi serupa. Misalnya diperoleh informasi bahwa surat masuk ke organisasi tersebut adalah pemberitahuan dari Bagian Kemahasiswaan, undangan acara seremonial, undangan kompetisi, permintaan bantuan peminjaman alat, permintaan persetujuan, permintaan izin anggota, peringatan dll. Informasi ini menjadi patokan bagi sekretaris untuk membuat rancangan prosedur penindaklanjutan surat masuk di organisasi tersebut sesuai jenis-jenis surat tersebut.

Sebagai contoh, pada organisasi olahraga, surat masuk berupa undangna kompetisi akan diteruskan kepada divisi pembinaan dan prestasi serta ditembuskan kepada ketua. Surat peminjaman inventaris diteruskan kepada bagian logistik. Undangan seremonial karena lazimnya diahdiri oleh ketua maka langsung diteruskan kepada ketua. Segala jenis prosedur dirancang oleh sekretaris dan dikoordinasikan dengan intern organisasi yang berkaitan serta disosialisasikan, baik tertulis maupun lisan. Hal ini berkenaan dengan kemungkinan surat yang masuk tidak diterima langsung oleh sekretaris melainkan anggota lain.

Penindaklanjutan ini sebenarnya ada dua macam, yaitu yang dapat ditangguhkan serta yang harus diselesaikan saat itu juga. Maka dalam prosedur penindaklanjutan surat harus dijelaskan standar waktu penindaklanjutan, misalnya untuk permintaan izin meminjam inventaris tidak diperkenankan meminjam kurang dari 3 hari sebelum hari peminjaman ataupun jawaban bisa tidakny inventaris dipinjamkan dua jam setelah surat diajukan.

Mengingat kesibukan seorang ketua serta koordinator di tiap bagian di organisasi tersebut, maka sekretaris berfungsi pula sebagai reminder mengenai kepastian penindaklanjutan tiap surat.

Kedua pengarsipan

Pengarsipan di sini bertujuan agar segala informasi yang masuk dapat ditujukan ke intern organisasi sesuai pembagian kerjanya (berkaitan dengan penindaklanjutan). Pengarsipan dilakukan dengan mengkompilasi seluruh berkas surat masuk serta membuat database berisi resume surat masuk tersebut, misalnya terdiri atas kolom/atribut tanggal masuk, pengirim, nomor surat, isi surat, dan (yang tidak boleh terlupakan, yaitu) penindaklanjutan surat. 

Rentang pengarsipan sendiri menyesuaikan intensitas surat yang masuk dalam interval tertentu, tentunya review terhadap arus surat masuk di kepengurusan sebelumnya dapat menjadi patokan. Namun dalam perjalannya, dapat dilakukan penyesuaikan terhadap kebutuhan, misalnya dalam satu hari surat masuk mendadak banyak (anggap 50) padahal pengarsipan dilakukan tiap pekan, maka dimungkinkan pemajuan waktu pengarsipan untuk meminimalisasi risiko hilangnya arsip.

Pengarsipan berupa pembuatan kompilasi surat masuk juga dapat menyesuaikan kondisi, misalnya digandakan terlebih dahulu untuk beberapa jenis surat yang juga diperlukan oleh intern pengurus, misalnya undangan sebagai bukti/tiket masuk suatu acara.

Akan lebih baik apabila sebuah organisasi mempunyai sistem informasi digital untuk pengelolaan surat masuknya. Hal ini bertujuan untuk mempercepat arus informasi berkaitan surat masuk. Seperti apa DFD ataupun class diagramny?: Itu bisa jadi bahan riset :D