Arfive Gandhi

Database...

Salah satu hal sepintas sepele untuk dikelola dalam kaitannya persekretarisan adalah database. Tak heran, banyak permasalahan kecil justru mengapung akar masalah ada pada tata kelola database. Secara umum database terbagi atas database intern organisasi dengan ekstern organisasi.

Database dalam konteks intern organisasi pada intinya menjadi "pangkalan" informasi tentang personalia anggota di dalam sebuah organisasi (kepanitiaan). database bukan sekedar pajangan yang menunjukan eksisten anggotanya, tapi dari situ akan diperolah berbagai "pengetahuan lanjut" dalam menciptakan harmonisasi di intern organisasi.

Database bersumber pada informasi yang diberikan oleh anggotanya, baik ketika mendaftar menjadi anggota organisasi tersebut (masih belum bergabung) atau bisa juga setelah resmi bergabung. Hal yang perlu disepakati di awal adalah mengenai pendistribusian informasi database tersebut. Hal ini bertujuan agar pemakaian informasi dari database sesuai dengan kebutuhan pemangku amanat serta tidak disalahgunakan. Ambil contoh pada kasus struktur organisasi yang jamak di Keluarga Besar Mahasiswa IT Telkom dimana struktur organisasi terdiri atas pengurus harian (ketua, wakil ketua, sekretaris, dan bendahara), koordinator divisi, anggota divisi, anggota organisasi, pembina, dan ada pula (walau opsional) HRD. Maka di awal pembentukan organisasi perlu disepakati informasi mana saja yang boleh diketahui oleh tiap jajaran tadi, terutama informasi yang bersifat relatif privasi, misalnya nomor HP, tanggal lahir, status #eh. Untuk database formal dalam kasus KBM IT Telkom, yang acapkali dikumpulkan adalah informasi nama lengkap, NIM, alamat kost, nomor HP, email, TTL, bisa pula ditambahkan informasi lain seperti jadwal kuliah, amanat yang diemban

Database ini oleh pihak yang (memang) berkepentingan dapat dipergunakan untuk berbagai hal, baik yang bersifat formal maupun non-formal (walau cenderung non-formal), misalnya

Bahkan sebenarnya tiap pihak pun dengan database yang dimilikinya pun bisa dia kembangkan lebih lanjut, khususnya terkait karakteristik, misalnya cara bicara si A yang agresif tiki-taka, si B yang kalem defensif dsb. Hal ini memudahkan pemetaan tugas dalam kerja sama tim.

Namun perlu diingat bahwa informasi yang dimuat di database sebagaimana disebutkan tadi mempunyai tingkat privasi yang perlu dihormati, maka perlu dinformasikan pula di awal mengenai kewenangan dalam berbagi informasi database intern organisasi. Hal bertujuan untuk menjaga kenyaman personal, serta menghindari penyalahgunaan informasi, misalnya pemberian ancaman verbal via email/HP.

Kemudian database ekstern yang merupakan kumpulan informasi mengenai pihak luar yang menjalin relasi dengan organisasi/kepanitiaan kita, misalnya

Lazimnya database tersebut dimiliki oleh divisi yang terkait dengan pihak-pihak luar, misalnya humas, divisi eksternal, departemen luar negeri, departemen pengabdian masyarakat, dan ketua/wakilnya mempunyai akses untuk ikut mengetahuinya.

Sebagaimana database intern organisasi, database ekstern pun perlu pengaturan mengenai privasi penyebarannya. Selain faktor menghormati privasi, perlu dipahami pula bahwa ketika terjadi kesalahpahaman maupun salah komunikasi dengan pihak ekstern, maka penanganan konflik akan lebih rumit daripada konflik intern lantaran perbedaan organisasi serta alur birokrasi dimana akan berefek pada nama baik serta kredibilitas organisasi.

Lantas ketika ada anggota organisasi yang perlu menghubungi pihak ekstern bagaimana solusinya? Di sini peran pengurus yang mempunyai fungsi mengelola "kehumasan" untuk mendampinginya, tidak berarti melepas, tidak berarti mengambil alih, namun mendampingi agar etika berkomunikasi yang sudah dijalin sebelumnya dapat terjaga.