Timeline secara kamus artinya garis waktu. Mengapa "garis"? Karena digambarkan berupa garis (yang umumnya lurus) sebagai representasi bergulirnya masa kepengurusan yang berisikan berbagai aktivitas maupun target dari organisasi tersebut.
Timeline merupakan salah satu parameter non-formal kekompakan sebuah organisasi dalam mengelola waktu dimana hal ini akan berujung pada kualitas manajemen SDM. Timeline sendiri sifatnya dinamis alias sangat memungkinkan perubahan dikarenakan berbagai faktor, baik intern maupun ekstern. Lantas sejauh manakah toleransi pengubahannya? Nanti akan kita dapatkan jawabannya.
Pembuatan timeline diawali dengan pendataan berbagai aktivitas yang akan dilakukan oleh tiap unit di organisasi (dapat berupa departemen, divisi, bagian, dll). Pendataan ini meliputi :
- Aktivitas ini bersifat event ataukah non-event
- Aktivitas ini termasuk program kerja ataukah bukan
- Siapa target atau segmentasi program kerja ini
- Siapa stakeholder yang dilibatkan dalam penyelenggaraan aktivitas tersebut
- Agenda pra serta pasca agenda tersebut apa saja
- Hal-hal yang menyesuaikan kebutuhan organisasi
Setelah pendataan (beserta atribut-atribut tadi), maka dilakukan suatu pertemuan di awal pembentukan kepengurusan atau kepanitiaan yang bertujuan membentuk timeline besar organisasi/panitia yang sinkron. Pertemuan ini dapat dibarengkan pada rapat program kerja, dapat pula dilakukan secara terpisah. Hal yang sebaiknya dipersiapkan dalam pertemuan tersebut adalah (minimal 2) alternatif waktu penyelenggaraan aktivitas sebagaimana yang dimaksud di atas. Hal ini diperlupakan untuk mengantisipasi kemungkinan bentrok dengna aktivitas lain sehingga mempermudah solusinya.
Pada awal kepengurusan inilah kemudian disepakati sebuah timeline selama satu kepengurusan/kepanitiaan. Bisa juga timeline ini disebut versi 1.0. Di dalamnya, sebenarnya masih diperbolehkan adanya perubahan ataupun ketidakpastian waktu karena dalam kenyataannya masih ada potensi perubahan waktu karena faktor ekstern organisasi/panitia maupun internnya. Perubahan tersebut sebenarnya berpotensi "mengacaukan" plotting waktu aktivitas lainnya, karena itulah, diperlukan koordinasi yang kuat dan mengutamakan solusi sebagai jalan bersama yang perlu dicapai. Sebaiknya pimpinan organisasi bisa melihat timeline sebagai satu runutan yang dimulai awal hingga akhir kepengususan sehingga mampu mengajukan solusi yang tidak memanjakan satu dua proker melainkan pemenuhan target organisasi dalam lingkup kepengurusan, bukan sepotong-potong/parsial.
Perubahan tersebut berarti pula harus dilakukan monitoring serta evaluating terhadap timeline yang telah disusun. Sejauh manakah timeline dilaksanakan, apakah tepat waktu? terlalu cepat ataukah terlalu lama? Apakah ada indikasi untuk melakukan revisi timeline? apakah dari sudut pandang sasaran terjadi perebutan pangsa pasar?
Manfaat pembuatan timeline
- Memudahkan penjadwalan SDM dalam organisasi
- Meminimalisasi bentrokan antarunit dalam organisasi
- Pengalokasian keuangan (budgeting) dalam organisasi
- Pemetaan layanan kepada pihak yang menjadi sasaran aktivitas organisasi
- Pemetaan kebutuhan (finansial dan non-finansial) dalam intern organisasi
- Memudahkan analisis risiko pengubahan suatu agenda/aktivitas
- Mengukur intensitas serta beban kerja unit/personal dalam organisasi
- dll
Contoh timeline yang dibuat dengan sederhana pada pertengahan kepengurusan HMIF 2011
Contoh lain timeline OC PDKT 2012
Referensi : HMIF IT Telkom periode 2011 dan PDKT IT Telkom 2012
No Response to "[Sekretaris] Timeline"
Posting Komentar