Arfive Gandhi

Hal yang perlu ditetapkan di awal masa menjalankan amanat sebagai sekretaris adalah ruang lingkup tugasnya. Secara kelazimn di berbagai tempat, sekretaris menjadi penanggung jawab penyelenggaraan administrasi di sebuh organisasi, namun dalam beberapa kasus, sekretaris berfungsi pula sebagai deputi alias wakil ketua serta pengelola kerumahtanggaan. Maka perlu dicermati apa yang menjadi batasan sehingga dalam pengalokasian tenaga lebih efektif.

Kemudian, bil sudah ditetapkan ruang lingkup sekretaris secara umum, kemudian dilakukan maanajeril terhadap personali sekretaris itu sendiri. Ada berapa jumlah sekretaris di dalam organisasi. Akan lebih baik bila sebelum pembentukan sekretaris, dilakukan analisis terhadap kebutuhan jumlah dalam menangani tugas-tugas dari ruang lingkup yang telah ditentukan tersebut dengan mengacu realisasi kepengurusan sebelumnya. Hal ini bertujuan meminimalisasi kesalahan estimasi kebutuhan SDM di kemudian hari. 

Bila jumlah sudah ditetapkan, berikutny dilakukan plotting alias distribusi alias berbagi tugas antarsekretaris tersebut. Banyak pertimbangan yang bisa dipakai di sini, misalnya tingkat kemerataan atas kesulitan masing-masing item pekerjaan sekretaris, bisa pula mengacu ke pertimbangan lain. Apakah pembagian ini boleh diubah di tengah jalan, semua ada bolehnya dan tentu ada risiko positif dan negatifnya, di sini fungsi koordinator sekretaris yang hendaknya mampu mengambil berbagai keputusan, termasuk rolling/shifting tugas-tugas sekretaris.

Dalam sebuah organisasi, terdapat berbagai bagian ataupun sub-bagian di dalamnya, ada yang memakai istilah divisi, departemen, skuad, dll. Bisa jadi sekretaris berwujud bagian, sub-bagian ataupun individu saja. Namun peran sekretaris yang melingkupi seluruh bagian organisasi menyebabkan kesibukan yang menumpuk dengan kemungkinan waktu sibuk yang tidak tentu. Hal ini seringkali diantisipasi dengan "membuka cabang". "Buka cabang" di sini artinya, tiap bagian/sub-bagian mempunyai seorang sekretaris tersendiri. Sekretaris ini tidaklah bersifat seenaknya ataupun sewenangnya. Dia patut memahami dan menyesuaikan diri terhadap berbagai prosedur yang dibuat sekretaris pusat/umum dalam penyelenggaraan administrasi yang bersifat "lokal" di bagian/sub-bagiannya, misalnya surat keluar dan notulensi. Sejauh manakah batasan tugas sekretaris (pusat/umum) dengan sekretaris bagian/sub-bagian. Hal ini perlu ditetapkan di awal kepengurusan untuk menghindari hal-hal berikut :

Pembukaan "cabang" ini pun mempunyai risiko dengan sekretaris utama perlu melakukan monitoring terhadap implementasi pengadministrasian di tiap "cabang"-nya. Monitoring dapat dilakukan dengan cara-cara berikut :

- pemeriksaan berkas berkala

- sharing secara verbal mengenai penyelenggaraan administrasi

- hal-hal yang bersifat non-formal, seperti ngerumpi, nge-GJ, tujuannya agar sekretaris tim tidak merasa dikekang oleh amanat "berlebih" tersebut