Proposal bila mengacu pada KBBI maka mempunyai arti rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. Dalam konteks organisasi/kepanitiaan (lebih khusus lagi di KBM IT Telkom), proposal menjadi suatu bukti tentang adanya rencana kerja berupa dokumen tertulis. Proposal dibuat oleh organisasi/kepanitiaan dengan tujuan tertentu, antara lain :
- pengajuan izin
- pemberitahuan tertulis
- pengajuan dana (baik dalam wujud hibah, sponsor dll)
Mengingat pembuatan suatu proposal pasti mempunyai tujuan, maka konsep pembuatannya pun harus menyesuaikan tujuan tersebut. Proposal pengajuan sponsor tentunya mempunyai kriteria konten tertentu yang jelas berbeda dengan proposal pengajuan izin ke institusi/lembaga pendidikan.
Berikut merupakan poin-poin yang lazim dalam sebuah proposal secara umum
- Latar belakang, simpelnya merupakan "mengapa harus ada?". Misalnya untuk proposal pengadaan printer suatu UKM, maka contoh latar belakang yang relevan adalah "belum ada fasilitas printer di skeretariat UKM, sedangkan kebutuhan pencetakan dokumen sekitar 500 lembar tiap pekan". Pada kasus tertentu latar belakang diperkuat dengan landasan, yaitu kumpulan aturan hukum yang menjadi acuan penyelenggaraan. Misalnya kegaitan ospek kampus yang (harusnya) mempunyai landasan hukum berupa AD ART organisasi kampus. Poin landasan ini sendiri adanya memisahnya dari latar belakang, ada pulang yang menggabungkan, hal ini lebih bergantung pada budaya penulisan proposal di organisasi/kepanitiaan tersebut.
- Tujuan, simpelnya menceritakan apa yang diharapkan bila pengajuan ini diloloskan maupun tujuan dari kegiatan itu sendiri. Misalnya sebuah acara Makrab UKM dapat menjelaskan tujuannya berupa menumbuhkan keakraban seluruh anggota UKM melalui kegiatan yang diadakan di luar kampus, melatih kekompakan antar-anggota baru UKM.
- Identitas kegiatan, menjelaskan nama, tema, taggline, waktu, lokasi, maupun hal-hal umum yang menjadi identitas kegiatan.
- Sasaran, yaitu penjelasan mengenai stakeholder yang menjadi objek dalam penyelenggaraan kegiatan. Akan lebih baik bila dijelaskan profil singkat mengenai sasarannya, misal mahasiswa baru angkatan 2012 yang berasal dari 4 fakultas 10 program studi, jumlah 2222 mahasiswa dan 1111 mahasiswi, berasal dari seluruh provinsi di Indonesia dengan persebaran merata.
- Penyelenggara dan atau panitia, yaitu stakeholder yang menjadi subjek dalam pelaksanaan event. Misalnya siapa yang menjadi penanggung jawab dari pihak institusi, siapa yang menjadi panitia pengarah, siapa yang menjadi panitia pelaksana, siapa yang bertugas mengawasi dll.
- Muatan/konten acara beserta jadwal kegiatan, menjelaskan alokasi waktu, isi acara, dan tempat penyelenggaraan. Bagian ini tentu fundamental karena akan berpengaruh terhadap pendanaan maupun izin yang diberikan oleh institusi. Akan lebih baik bila dijelaskan lebih dulu gambaran umum muatan acara, baru kemudian berikan jadwal (boleh juga terlampir) yang menjelaskan rincian acara tersebut. Untuk acara yang berhari-hari, jadwal (kadang disebut juga rundown) dipisahkan per harinya. Mengingat bagian ini acapkali njelimet alias rumit, maka sajikan dalam bentuk yang jelas, misalnya berupa tabel yang rapi, spasi yang wajar.
- Indikator keberhasilan, menjelaskan target panitia yang mengadakan kegiatan tersebut, sajikan dalam bentuk angka, misalnya dihadiri oleh 80% mahasiswa fakultas informatika.
- Pendanaan, menjelaskan rencana pengelolaan keuangan pada kegiatan tersebut, baik uang yang masuk (sumber beserta nominalnya) maupun yang keluar (alokasi beserta nominalnya)
- Bukti pengajuan dan persetujuan, ini berupa tanda tangan dan nama jelas serta jabatan dari stakeholder yang terkait dengan penyelenggaraan kegiatan tersebut, misalnya ketua plus sekretaris panitia, ketua organisasi yang menaungi panitia tersebut, dosen pembimbing, wakil rektor dll.
Sebagai tambahan, pada proposal sponsorship terdapat berbagai alternatif konsep kerja sama yang ditawarkan. Contoh penawarannya dapat diilustrasikan sebagai berikut :
Contoh draft penawaran kerja sama sponsorship dengan berbagai tingkatan (klik gambar untuk memperbesar)
- Jelaskan pula keunggulan acara yang menjadi nilai plus apabila calon sponsor berpartisipasi,
- Pahami etika dalam dunia sponsor, misalnya bila hendak mengajukan ke provider seluler, maka CP yang dicantumkan sebaiknya dari provider yang sama. Lazimnya pula tidak ada produk kompetitor yang sama-sama disetujui menjadi sponsor.
Desain proposal saat ini menjadi kebutuhan yang fundamental. Sekarang jelas bukan zamannya membuat proposal dengan cover berhuruf Times New Roman di-capslock dan dibuat rata tengah (center) plus tiga garis vertikal di tengah cover (garis yang di tengah lebih panjang daripada dua garis lainnya).
Apakah masih membuat proposal dengan jenis seperti ini? hehee #nooffence
Bisa dibilang, proposal macam itu tidak lagi zamannya. Keahlian membuat desain walau otodidak, sudah bukan barang langka. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait desain proposal
- Pahami tema maupun identitas lain dari kegiatan, misalnya acara reboisasi akan lebih cocok dengan dominasi warna hijau, sedangkan acara donor darah lebih kompatibel dengan warna merah. Misal acara kampus dengan tema kedirgantaraan maka proposal dapat dibuat dengan desain pesawat.
- Perhatikan faktor readiness alias keterbacaan, jangan terlalu norak bermain warna yang jsutru membuat mata sepet.
- Pelajari kebiasaan si calon sponsor dalam menerima proposal, misalnya si calon merupakan langganan sponsor event serupa selama 5 tahun dan selalu memberi sponsor 50% dari seluruh dana panitia, maka selayaknya mendapat proposal dengan wujud yang berkualitas, bukan kertas ecek-ecek. Ada pula beberapa kasus dimana warna utama proposal yang seragam dengan warna khas si calon membuat si calon mau menyediakan nominal lebih tinggi dari seharusnya.
- Gunakan bahan yang berkualitas, minimalnya kertas kuarto, kertas A4 atau HVS jelas memberi kesan "kurang niat". Mengapa? Anggap biaya cetak proposal panitia X dengan kertas lux sekitar Rp 30.000,00 sedangkan panitia Y dengna A4 hanya Rp 7500,00. Secara kasat mata pun si calon sponsor akan berpikir bahwa kesanggupan panitia X untuk "merayu" lebih menggiurkan daripada panitia Y. Apakah itu sudut pandang komersil? Coba bayangkan, dengan kesediaan membuat proposal seperti itu, kira-kira kesanggupan menggelar acara yang "wah"-nya sebagaimana.
- Sudah banyak contoh desain proposal yang menarik di internet, searching, dan terapkan "kreativitas"-nya
Mengingat kompleksnya penyusunan proposal (menurut saya sih), alangkah baiknya bila dilakukan perencanaan mengenai teknis pembuatannya meliputi :
- pembagian peran panitia dalam membuat proposal, yaitu sekretaris sebagai penyusun dan konten utama, divisi acara sebagai pengisi konten terkait acara, divisi publikasi sebagai pembuat desain proposal, bendahara terkait bagian pendanaan, divisi sponsorship terkait relasi ke calon sponsor dll.
- dibuat timeline khusus mengenai penyusunan dan pengantaran proposal ke pihak yang dituju.
Lebih manis 'kan bila proposal diberi desain, tapi desainnya nggak aneh-aneh
No Response to "[Sekretaris] Proposal"
Posting Komentar