Meeting, rapat, jumpa kangen dsb, berbagai jenis pertemuan baik formal, semi-formal, maupun non-formal menjadi hal yang lumrah bagi sebuah organisasi ataupun kepanitiaan, termasuk di lingkup KBM IT Telkom. Lazimnya pertemuan tersebut dijadikan sebagai media komunikasi langsung untuk membahas perkembangan organisasi/kepanitiaan tersebut.
Lantas apakah fungsi dari notulensi dalam sebuah organisasi/kepanitiaan ditinjau dari aspek administrasi? Antara lain, sebagai berikut (tidak terbatas pada poin-poin di bawah ini)
- Catatan/bukti tertulis mengenai penyelenggaraan suatu rapat/meeting/pertemuan, termasuk di dalamnya berbagai kesepakatan yang dihasilkan
- Patokan untuk mengevaluasi pencapaian organisasi/kepanitiaan serta RTL (Rencana Tindak Lanjut) pasca-rapat
- Memudahkan anggota organisasi/kepanitiaan untuk meninjau hasil rapat bila tidak bisa hadir
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola notulensi suatu organisasi/kepanitiaan
- Penentuan agenda, kekeliruan yang sering dibuat adalah menganggap bahwa notulensi hanya menjadi pelengkap suatu pertemuan. Alangkah baiknya bila jauh sebelum pertemuan diselenggarakan, (calon) notulen bersama pimpinan pertemuan menyusun draft notulensi berisi agenda apa saja yang akan dibahas pada pertemuan tersebut sehingga pertemuan yang diadakan menjadi efektif dan sesuai kebutuhan dan tujuan.
- Media penyimpanan, apakah notulensi dibuat berupa buku (hardcopy) ataukah berupa file khusus (softcopy), ataukah softcopy yang rutin dicetak. Namun yang perlu diingat adalah notulensi jangan sampai berupa lembaran-lembaran yang berserakan tidak terbukukan menjadi satu.
- Izin akses, diantara ketiga pilihan dalam media penyimpanan, tentukan pula izin akses terhadap notulensi yang telah dibuat. Sebagai contoh notulensi HRD yang membahas problematika personal tentunya tidak layak diumbar notulensi rapatnya kepada anggota organisasi/kepanitiaan lainnya.
- Sedetail apa, perlu dilakukan penentapan mengenai sedetail apa pembahasan dari sebuah pertemuan yang akan dimasukkan ke dalam notulensi. Apakah overview-nya saja, rangkuman agak rinci, atau seperti apa. Hal ini sebagai panduan untuk memudahkan pengisian buku/lembar notulensi sebuah pertemuan.
- RTL (Rencana Tindak Lanjut), notulensi menjadi panduan kepada tiap anggota organisasi/kepanitiaan untuk mempersiapkan diri dalam berbagai aktivitas yang harus dilakukan di masa datang, khususnya beradaptasi terhadap berbagai perubahan yang muncul dan disepakati melalui sebuah pertemuan.
Presensi merupakan kebutuhan yang wajib dalam organisasi/kepanitiaan yang formal. Hal ini tidak terlepas dari manfaatnya, antara lain :
- Menjadi bukti kehadiran/partisipasi anggota organisasi/kepanitiaan terhadap event diselenggarakan
- Menjadi informasi dalam melakukan pengukuran terhadap keaktifan individu dalam sebuah organisasi/kepanitiaan
Beberapa hal yang bisa menjadi pertimbangan dalam membuat sebuah presensi adalah :
- Metode pengisian, dapat dilakukan berupa tanda tangan manual, checkchecklist oleh petugas, metode elektronik (misalnya fingerprint).
- Format pengisian, dapat diwujudkan berupa satu lembar per event (biasanya digabungkan maupun dilampirkan dengan notulensi), dapat pula diwujudkan berupa satu event per kolom. Konsep terakhir ini mengakomodasi sejumlah event yang digabungkan presensinya menjadi satu, keuntungan didapatkan ketika menghitung rekap kehadiran, namun terdapat ancaman berupa hilangnya arsip ini mengakibatkan hilangnya seluruh presensi.
- Keterangan ketidakhadiran, perlu dibuat mekanisme mengenai catatan ketidakhadiran anggota organisasi/kepanitiaan. Ada berbagai macam alasan ketidakhadiran, misalnya sakit, izin keluarga, izin tugasbesar, izin ngelarin skripsi, lagi nganterin temen, pokoknya dari yang logis hingga tidak karuan, berbagai kemungkinan tersebut perlu diatur mengenai teknis pengisiannya pada presensi.
Contoh format notulensi
Contoh rekap presensi
Semoga bermanfaat dan sangat menerima berbagai kritik, saran, dan share lainnya
No Response to "[Sekretaris] Notulensi dan Presensi"
Posting Komentar