Ada awal pasti ada akhir.
Begitu pula sebuah kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah panitia maupun kepengurusan yang dijalankan oleh organisasi. Laporan tertulis formal menjadi titik/milestone yang wajib untuk dibuat. Ada berbagai macam kosakata yang mendefinisikan laporan akhir organisasi/kepanitiaan, ada laporan pertanggungjawaban, laporan kegiatan, laporan kerja, dll. Agar tidak mbleber-mbleber, di artikel ini, kosakata yang dipakai untuk laporan akhir sebuah kepanitiaan adalah LK (Laporan Kegiatan), sedangkan untuk kepengurusan organisasi adalah LPJ (Laporan Pertanggungjawaban).
Ada dua jenis LK, pertama LK yang berisi laporan pelaksanaan kegiatan, laporan jenis ini banyak dipakai untuk menyusun laporan untuk pihak sponsor, pihak institusi, pihak keamanan dan pihak lain yang lebih fokus pada pelaksanaan acaranya. Sedangkan yang kedua adalah LK yang berisi manajerial kepanitiaan dalam menyelenggarakan kepanitiaan, jenis ini sering dipakai oleh sebuah panitia kepada organisasi yang menaunginya.
LK jenis pertama, sering disebut pula laporan kegiatan. Kontennya tidak terlalu rumit dalam mengerjakannya. Cara yang paling simpel dalam menyusunnya (ini trik yang sering digunakan oleh mereka yang terlalu sibuk dan kurang semangat dalam menyusun laporan kegiatan).
- buka file proposal
- save as dengan nama LK bla bla bla
- edit isinya dengan kondisi riil pelaksanaan
Hehehee gampang kan? Kalau terlalu gampang, mari kita simak format umum yang lazim digunakan (bisa jadi di tempat lain ada perbedaan)
- Latar Belakang, berisi pendahuluan serta alasan mengapa kegiatan tersebut diadakan
- Tujuan, yaitu harapan outcome yang dihasilkan dari kegiatan ini
- Pelaksana kegiatan, bisa juga dilampirkan, intinya menjelaskan stakeholder yang terlibat dalam penyelenggaraan kegiatan
- Sasaran, yaitu objek dari kegiatan ini, dapat dipaparkan profil umum kondisi si objek yang menjadi sasaran
- Indikator keberhasilan, yaitu target yang menjadi standar panitia dalam menyelenggarakan acara ini untuk dapat dikategorikan sukses. Indikatornya berupa angka, misalnya acara seminar dihadiri 500 peserta.
- Realisasi kegiatan, yaitu rincian kegiatan maupun rangkaian kegiatan yang meliputi :
# Waktu pelaksanaan
# Lokasi pelaksanaan
# Pengisi acara
# Realisasi rundown acara
# Realisasi peserta (jumlah, daftar nama dsb)
# Realisasi lain yang dalam proposal diajukan untuk diadakan, misalnya daftar pemenang untuk kegiatan kompetisi
- Pendanaan, yaitu rincian secara jelas mengenai proses pendanaan dalam kegiatan ini, baik arus uang masuk maupun uang keluar.
- Hambatan dan solusi, yaitu catatan mengenai tantangan yang dihadapi selama menjalankan kegiatan tersebut, baik pra, hari H, maupun pasca kegiatan, dapat dipisahkan berdasarkan parameter tertentu
- Rekomendasi, yaitu kumpulan saran, baik secara umum maupun khusus, yang sebaiknya dilaksanakan pada kegiatan serupa berikutnya (tentunya menyesuaikan kondisi yang akan datang)
- Penutup, berupa kalimat penutup serta tanda tangan dari entitas yang terlibat, misalnya ketua panitia, ketua organisasi, pembina.
- Lampiran, kumpulan dokumen pendukung yang memaparkan pelaksanaan dari acara tersebut, misalnya presensi peserta, salinan bukti pengeluaran uang, foto kegiatan, foto pemasangan sponsor (sebagaimana perjanjian dalam kontrak kerja sama), rekap penilaian untuk kegiatan kompetisi, dan berkas lainnya.
Untuk mempermudah pembuatan, sebaiknya dilakukan pembagian tugas dalam mengisinya, misalnya
- bagian desain serta foto kegiatan oleh divisi pubdekdok
- realisasi acara oleh divisi acara
- realisasi keuangan oleh bendahara
- pengiriman ke pihak sponsor oleh divisi humspon
LK jenis kedua serta LPJ kepengurusan relatif lebih rumit, dari jumlah halamannya pun bila dijadikan alat menampar orang jelas lebih sakit daripada LK jenis pertama. LK jenis kedua maupun LPJ kepengurusan disusun per divisi/tim/skuad/departemen/entitas lain yang berisi manajerial pelaksanaan kepanitiaan (bagi panitia) maupun manajerial pelaksanaan program kerja (bagi pengurus organisasi)
Konten lazimnya sebagai berikut :
- Pendahuluan
- Keanggotan, berisi daftar nama koordinator dan staf
- Deskripsi kerja, berisi daftar job description yang telah ditetapkan saat pembentukan organisasi/panitia (maupun revisi yang boleh jadi muncul di tengah perjalanan)
- Realisasi program kerja, berisi paparan secara rinci mengenai manajerial panitia/organisasi tersebut dalam melaksanakan program kerja tersebut. Berikut cuplikan contohnya :
# Latar belakang, hal yang mendasarkan dibutuhkannya program kerja ini
# Tujuan, urgensi keberadaan program kerja untuk mencapai outcome
# Penanggungjawab/PIC, yaitu sejumlah personel dari divisi/tim yang fokus menangani program kerja ini
# Sasaran, objek yang dikenakan dampak dari pelaksanaan program kerja
# Waktu+tempat pelaksanaan
# Indikator keberhasilan, standar kesuksesan program kerja secara kuantitatif
# Deskripsi realisasi, penjelasan detail/rinci mengenai pelaksanaan, misalnya format kegiatan, timeline pelaksanaan, jumlah peserta dll
# Rincian biaya, arus uang masuk dan keluar dalam melaksanakan program kerja
# Hambatan dan solusi, daftar permasalahan yang menjadi tantangan dalam menjalankan program kerja serta solusi yang dilakukan untuk mengatasinya
# Rekomendasi, saran terkait program kerja
Berikut contoh mengenai Realisasi Kegiatan, memang masih kurang sempurna, semoga memberi gambaran
- Analisis SWOT, yaitu paparan mengenai berbagai faktor pendukung maupun hambatan dalam manajerial tim/divisi, dapat juga yang berkaitan dengan program kerja
# Strenght, faktor pendukung dari dalam tim/divisi
# Weakness, faktor penghambat dari dalam tim/divisi
# Opportunities, faktor pendukung dari luar tim/divisi
# Treat, faktor penghambat dari luar tim/divisi
Berikut contoh analisis SWOT pada panitia PDKT 2009
- Hambatan dan Solusi umum, hampir mirip dengan hambatan dan solusi pada program kerja, namun pada bagian ini meliputi pengelolaan divisi/tim maupun hal lain yang bersifat general (non-proker), misalnya job desc
- Rekomendasi umum, berupa saran-saran mengenai pengelolaan tim/divisi, misalnya terkait komposisi personel, manajemen waktu dll
- Penutup
Namun pada ketua/chief/ceo/director/captain/commander terdapat beberapa format (tambahan) berikut :
- Visi dan Misi serta penjabarannya, bagian ini menyebutkan visi dan misi yang digusung di kepanitiaan tersebut beserta deskripsi maksud tertentu pada redaksi visi/misinya serta realisasinya dalam kepemimpinannya.
- Nilai strategis kepanitiaan, berisi analisis kebutuhan terhadap eksistensi tiap divisi/tim/sejenisnya dalam penyelenggaraan kepanitiaan
- Kegiatan, maksudnya berbagai jenis kegiatan apa sajakah yang telah diselenggarakan secara inisiatif maupun partisipatif oleh ketua selama kepanitiaan/organisasi, biasanya dibagi ke dalam intern panitia, intern institusi, dan ekstern institusi
- Kebijakan strategis, berisi berbagai kebijakan yang diambil oleh ketua, misalnya pemberhentian anggota, pembentukan unit khusus terhadap suatu hal yang belum ter-cover oleh job desc panitia/organisasi lainnya
No Response to "[Sekretaris] Laporan"
Posting Komentar