Arfive Gandhi

Pertanyaan yang sering jadi bahan curhatan mereka yang terlibat dalam proyek. Ko banyak yang berubah dari rencana awal ya? Waktunya mulurlah, biayanya mbengkaklah, request-nya nambah mululah dll. Kunaon ieu teh?

Sebenarnya perubahan merupakan hal yang akan otomatis muncul di dalam pengerjaan proyek. Bukankah manusia yang berencana tapi Tuhan yang menentukan :D
Permasalahan sebenarnya bukan pada perubahan yang muncul di dalam proyek. Itu hanyalah efeknya sehingga bukan itu sebabnya. Ini sama orang yang kebanyakan merokok mengeluhkan penyakit paru-parunya, why? Sakit paru-paru itu dampaknya, sedangkan sebab muasalnya adalah merokok.

Dalam pelaksanaan proyek, khususnya proyek IT, kunci (sekaligus, stir, rem, kopling dll) terletak pada aturan dan komunikasi. Kedua hal ini berfungsi sebagai pengendali segala macam kemungkinan perubahan yang mungkin (dan hampir 100% terjadi) di dalam proyek IT. Ketika ada masalah yang timbul, hentikanlah sikap menyalahkan karena itu tidak menjamin masalah serupa ataupun lain rupa hilang permanen. Coba tinjau lakukan segala aturan atau prosedur yang berlaku serta manajemen komunikasi yang berjalan di dalam tim proyek tersebut.

Sebaiknya terdapat SOP yang mengatur otoritas serta aliran otoritas di dalam perubahan proyek. Masalah perubahan desain aplikasi siapa saja yang berhak menyetujui. Urusan jenis platform yang diakuisisi ditentukan oleh siapa saja. Hal ini akan mengurangi sikap saling merasa paling berkuasa dalam menentukan jalannya proyek. Karena merasa punya jabatan, maka di tengah jalan langsung memerintahkan pergantian tampilan depan jelas merupakan blunder apalagi ketika perintah itu dilontarkan hanya opini tanpa argumentasi yang nyata. Segala macam aturan yang telah disepakati dalam pengerjaan proyek, sebaiknya dibuat dalam wujud tertulis sehingga dapat dilakukan pengendalian atas segala risiko pelanggaran yang mengancam kualitas proyek (dari segi waktu, biaya, dan kebutuhan proyek).

Manajemen komunikasi juga tak lepas dari faktor yang menentukan kualitas proyek. Ketika proyek melibatkan sejumlah orang yang "sibuk", maka eksistensi dokumen tertulis menjadi sangat fundamental untuk mencegah berubah-ubahnya spesifikasi proyek. Melalui komunikasi yang jelas, dapat dilakukan pengukuran sejauh mana proyek berlangsung dan tidak terjadi pelanggaran ruang lingkup proyek