Arfive Gandhi

Lama nian tidak nge-blog, hehee...dan baru ingat dari ulasan tentang kuliah PSSI yang belum dipaparkan di blog ini sebagaimana biasanya. Kali ini tentang pertemuan ke-12 yang membahas analisis kesenjangan atau gap analysis, dengan spesifikasi pada aspek unit SI/TI, aplikasi SI serta infrastruktur TI. Ini merupakan kelanjutan pertemuan/sesi 11 lalu. Oh ya, saya juga menghitung UTS dan UAS sebagai pertemuan/sesi, sehingga keberadaan sesi 12 ini bersamaanya dengan sesi ke-11 kelas/mata kuliah lain.

Unit SI/TI memang nasibnya variatif. Ada yang beruntung karena cukup 'terpandang' di struktur organisasi, tapi tidak sedikit pula yang keberadaanya mirip lagu Utopia 'Antara Ada dan Tiada'.  Alhasil, penanganan isu unit SI/TI di dalam proses PSSI pun tidak bisa dipukul rata. Walau demikian, secara umum, ada alur pikir yang bisa digunakan untuk menjalankan analisis kesenjangan pada aspek unit SI/TI ini. Paling awal adalah mengidentifikasi ada aktivitas/proses bisnis terkait SI/TI apa saja, misalnya membuat aplikasi, menjalankan aplikasi, membeli/mengadakan infrastruktur TI, merawat infrastruktur TI, dll. Selanjutnya evaluasi apakah seharusnya proses bisnis tersebut ditangani oleh unit SI/TI atau ada yang bisa diserahkan ke pihak lain, misalya vendor. Kemudian kumpulkan proses bisnis SI/TI yang ditangani oleh unit SI/TI, klasifikasikan sebagai peran-peran divisi di dalam unit SI/TI. Contoh yang paling sering digunakan adalah ada divisi perencanaan, divisi pengembangan, divisi operasional, serta divisi evaluasi. Jangan lupa untuk mengevaluasi kompetensi yang dimiliki oleh individu-individu di dalam unit SI/TI.


Yang ini relatif lebih ribet, yaitu analisis kesenjangan aplikasi SI. Isu yang paling santer tentu integrasi aplikasi dan data. Yups, banyak organisasi yang terlalu punya banyak sistem informasi. Apakah salah, menurut saya tidak. Yang menjadi permasalahan adalah jika aplikasi yang banyak tersebut mengalami tumpang tindih fungsi serta tidak terkelola basis datanya secara efisien. Sebagai contoh, ada organisasi yang untuk urusan gaji ada aplikasinya tapi tidak terkoneksi sama sekali dengan aplikasi sumber daya manusia. Padahal gaji seharusnya terkait performa seorang individu di dalam organisasi tersebut.  Teknik yang lazim dipakai untuk menjalankan analisis kesenjangan ini adalah dengan arsitektur sistem informasi. Diawali arsitektur bisnis berupa rantai nilai/value chain, tiap aktivitas kemudian diisi dengan aplikasi SI apa saja yang ada. Dari sini kita bisa mengidentifikasi ada tidaknya aplikasi yang fungsinya mirip, termasuk tingkat kemiripannya. Selain itu, bisa pula mengidentifikasi aliran basis data yang digunakan. Sebagai contoh, saya paparkan arsitektur sistem informasi dari Universitas Indonesia yang terdapat di website DSTI-nya.


Urusan infrastruktur sebetulnya tidak terlalu berbeda jauh dengan aplikasi SI. Kerap sebuah organisasi harus memelihara banyak infrastruktur TI lantaran kruang mengenali kebutuhannya. Langkah paling sederhana adalah menginventarisasi infrastruktur TI yang dimiliki, lalu evaluasi penggunaannya berdasarkan aplikasi SI yang ada. Kebanyakan isu sentralisasi infrastruktur jadi solusi sederhana. Walau demikian, dalam kasus tertentu tidak juga. Kalau d bidang TI, solusi yang diusulkan tetap harus diuji kesesuaiannya dengan permasalahan yang spesifik.