Arfive Gandhi

Alkisah Pak Eko menanyakan mengenai regulasi penamaan dokumen di korporasi masing-masing. Sempat hening sambil berpikir "ko ini Bapak nanya begonoan ya?". Dan ternyata dalam integritas sebuah organisasi, penamaan dokumen merupakan sebuah item kecil yang akan memberi pengaruh besar dalam pengelolaan administrasi sebuah organisasi.

Well, acapkali sebuah organisasi di lingkup kampus agak serampangan dalam urusan penamaan dokumen, misalnya Surat Peminjaman.doc, Surat Peminjaman GSG.doc, Surat Peminjaman Revisi.doc, Surat Peminjaman Fix.doc, Surat Peminjaman Fixx.doc, Surat Peminjaman Fixx Banget, Surat Peminjaman Siap Cetak.doc. Dan giliran dilakukan kompilasi (yang biasanya H-3 LPJ) barulah si sekretaris bingung meratapi berantakannya organisasi tersebut. Itu baru penamaan surat peminjaman, belum lagi berkas lain macam proposal, LPJ dll.
Lha terus aku kudu kepiyee??

Solusinya adalah menetapkan regulasi mengenai penamaan dokumen. Sekretaris (biasanya koordinator bidang kesekretariatan) yang berperan sebagai aktor utama dalam regulasi ini.

Pertama-tama, buatlah daftar klasifikasi dokumen yang beredar di dalam organisasi tersebut, misalnya proposal, surat masuk, surat keluar, surat perintah, surat keterangan, surat keputusan, laporan perjalanan, laporan kerja, notulensi, presensi, dll.

Kedua, buat suatu penamaan baku untuk tiap masing-masing kelas. Secara umum tidak ada aturan baku, bahkan dari IEEE tentang hal ini karena memang beragamnya organisasi di dunia. Walau demikian, ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan formatnya, antara lain:

• termasuk jenis/kelas dokumen apa file tersebut
• tidak semua hal harus tercantum pada judul file, misalnya jam pada surat undangan, gunakan hal-hal yang sifatnya unik seperti nomor surat pada surat keluar
• sertakan 'versi' sebagai petunjuk untuk mengetahui file mana yang ter-update

Ketiga, sosialisasikan hal ini serta monitoring secara intensif.

Emang apaan sih manfaatnya? Nyusahin banget

1. Memudahkan pngarsipan, termasuk mencari file tertentu
2. Memberi informasi seberapa update dokumen beserta sejarah file tersebut. Ketika ada revisi yang dibatalkan maka dokumen sebelumnya dapat dipergunakan lagi.
3. Mengharmoniskan penggunaan file oleh berbagai orang dan berbagai lokasi.

Semoga bermanfaat dan mangga bila ada yang hendak memberi masukan :))