Arfive Gandhi

Akhirnya artikel ini sempat juga dibuat tulisannya *sujud syukur
Kali in tentang mengeksplorasi COBIT 5 dalam rangka penilaian kapabilitas melalui ISO/EC 15504. Secara umum terdapat 5 level di dalam penilaian kapabilitas di COBIT 5 yaitu Performed, Managed, Established, Predictable, dan Optimising. Kelimanya bersifat tingkatan/jenjang. Sebetulnya masih ada 1 level lagi, yait Incomplete, namun sifatnya ini otomatis jia Performed gagal dicapai.

Berdasarkan terbitan ISACA, yaitu A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT, berikut ini paparan ciri khas tiap level tersebut:

• 0 (Incomplete) Process tersebut belum dijalankan ataupun gagal mencapai tujuan dari process tersebut. Hal ini ditunjukkan dengan bukti-bukti pencapaian process yang sedikit atau malah tidak ada.
• 1 (Performed) Process tersebut mampu dijalankan untuk mencapai tujuan dari process tersebut.
• 2 (Managed) Process yang "performed" kini dijalankan di dalam mode/situasi yang terkelola/managed (terencana, terpantau, dan adjusted) serta produk kerjanya mampu dibangun,
• dikendalikan, dan dikelola secara tepat.
• 3 (Established) Process yang "managed" kini dijalankan menggunakan process yang mampu mencapai keluaran-keluaran process tersebut.
• 4 (Predictable) Process yang "established" kini dijalankan melalui batasan-batasan yang ditentukan untuk mencapai keluaran-keluaran process tersebut.
• 5 (Optimizing) Process yang "predictable" secara kontinu ditingkatkan untuk memperoleh tujuan bisnis saat ini serta yang diharapkan.

Kalimat-kalimat di atas tentu masih kental dengan ke-ngawang-an. OK, tidak masalah, akan lebih baik bila kita menimbangi upaya mencerna kalimat-kalimat di atas dengan menengok ciri-ciri tiap level dari Process Attributes (PA) yang menggambarkan detail pencapaian masing-masing. PA ini menjadi kriteria yang menjadi ajang untuk menilai apakah process tersebut sudah "layak" berada di level tertentu. Level 0 tidak memiliki PA, level 1 mempunyai 1 PA, sedangkan keempat level lainnya masing-masing memegang 2 level.

PA 1.1 Process Performance— Process yang dijalankan mencapai tujuannya. Dalam hal ini, process tersebut mampu menjalankan activities yang menjadi ruang lingkup process tersebut.

PA 2.1 Performance Management— Pengukuran lanjut pada performa process yang dikelola. Terdapat 6 indikator dari PA ini, yaitu:
a. Sasaran dari performa process ditetapkan.
b. Performa process direncanakan dan dipantau.
c. Performa process diatur untuk memenuhi rencana.
d. Tanggung jawab dan otoritas untuk menjalan process ditetapkan, ditugaskan, serta dikomunikasikan.
e. Penggunaan sumber daya dan informasi dalam menjalankan process ditetapkan, disediakan, dialokasikan, serta dipergunakan.
f. Interface antara pihak-pihak yang terlibat dikelola untuk menjamin komunikasi yang efektif serta tanggung jawab penugasan yang jelas.

PA 2.2 Work Product Management—Pengukuran lanjut pada produk kerja yang dihasilkan (oleh process) mampu dikelola secara tepat, ditentukan, dan dikendalikan. Terdapat 4 indikator dari PA ini, yaitu:
a. Kebutuhan terhadap produk kerja dari process dibatasi.
b. Kebutuhan terhadap dokumentasi dan pengendalian produk kerja dibatasi.
c. Produk kerja ditetapkan, didokumentasikan, dan dikendalikan.
d. Produk kerja ditinjau kesesuaiannya dengan sususan rencana serta diatur agar memenuhi kebutuhan.

PA 3.1 Process Definition—Pengukuran lanjut pada pengelolaan standar process untuk mendukung pengembangan process. Terdapat 5 indikator dari PA ini, yaitu:
a. Penetapan process standar, termasuk petunjuk kustomisasi yang tepat, yang menggambarkan elemen fundamental yang perlu dipenuhi.
b. Penentuan urutan dan interaksi antara process standar yang satu dengan lainnya telah ditentukan.
c. Standar process mendefinisikan kompetensi dan peran yang dibutuhkan dalam menjalankan process.
d. Penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja yang dibutuhkan dalam menjalankan process standar.
e. Metode yang cocok untuk memonitor efektivitas dan kesesuaian dari process telah ditentukan.

PA 3.2 Process Deployment—Pengukuran lanjut pada standar process yang dikembangkan secara efektif untuk mencapai keluaran process tersebut. Terdapat 6 indikator dari PA ini, yaitu:
a. Pemakaian process terdefinisi berdasarkan pemilihan process standar dan/atau kustomisasi process standar yang tepat
b. Penentuan dan pengomunikasian peran, tanggung jawab, dan otoritas yang dibutuhkan dalam menjalankan process terdefinisi.
c. Personel yang menjalankan process terdefinisi berkompetensi sesuai tingkat pendidikan, pelatihan, dan pengalaman yang tepat.
d. Penyediaan,pengalokasian, dan penggunaan sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan process terdefinisi.
e. Penyediaan, pengaturan, dan pemeliharaan infrastruktur dan lingkungan kerja untuk melaksanakan process terdefinisi.
f. Pengumpulan data yang tepat sebagai analisis pemahaman perilaku serta melihat kesesuaian dan keefektivan process, dan untuk evaluasi dimana peningkatan kontuinuitas dari process dapat dilakukan.


PA 4.1 Process Measurement—Pengukuran lanjut pada pengukuran hasil untuk menjamin bahwa process mendukung pencapaian tujuan performa dalam rangka mendukung sasaran bisnis. Terdapat 6 indikator dari PA ini, yaitu:
a. Menentukan kebutuhan informasi process dalam mendukung tujuan bisnis terkait.
b. Menentukan sasaran dari pengukuran process berdasarkan kebutuhan informasi process yang ada.
c. Menentukan sasaran kuantitatif dari kinerja process dalam mendukung tujuan bisnis terkait.
d. Ukuran dan frekuensi pengukuran diidentifikasikan dan didefinisikan sesuai dengan sasaran pengukuran dan kuantitatif dari kinerja process.
e. Hasil pengukuran dikumpulkan, dianalisis, dan dilaporkan untuk memonitor pemenuhan sasaran kuantitatif kinerja process.
f. Hasil pengukuran digunakan untuk mengelompokkan kinerja process.

PA 4.2 Process Control—Pengukuran lanjut pada pengelolaan process secara kuantitatif untuk menghasilkan process yang stabil, memilik kemampuan, dan dapat diprediksi sesuai batasan yang ditentukan. Terdapat 5 indikator dari PA ini, yaitu:
a. Teknik analisis dan pengendalian ditentukan dan diterapkan dimana hal itu berlaku.
b. Batas pengendalian variasi ditetapkan untuk mengukur kinerja process yang normal.
c. Data pengukuran dianalisis untuk sebab khusus dari variasi yang terjadi.
d. Tindakan korektif diambil untuk mengatasi sebab khusus dari variasi yang terjadi.
e. Batas pengendalian ditentukan kembali (sesuai kebutuhan) setelah tindakan korektif yang telah diambil.

PA 5.1 Process Innovatio—Pengukuran lanjut pada pengubahan process berdasarkan pendekatan-pendekatan yang bersifat inovatif. Terdapat 5 indikator dari PA ini, yaitu:
a. Tujuan peningkatan process mendukung sasaran bisnis yang relevan.
b. Data yang tepat dianalis untuk mengenali penyebab yang lazim pada kejadian-kejadian variatif terkait performa.
c. Data yang tepat dianalisis untuk mengenali peluang untuk best practice serta inovasi.
d. Peningkatan peluang melalui teknologi dan konsep baru.
e. Implementasi strategi untuk mencapai tujuan peningkatan process.

PA 5.2 Process Optimization—Pengukuran lanjut pada pengubahan definisi, pengelolaan, dan performansi hasil process dengan dampak yang efektif untuk mencapai tujuan peningkatan process.
Terdapat 3 indikator dari process ini, yaitu:
a. Dampak seluruh perubahan (yang diusulkan) dinilai terhadap tujuan dan standar process.
b. Implementasi seluruh perubahan (yang disetujui) dikelola untuk menjamin bahwa gangguan yang terjadi bisa dipahami dan ditindaklanjuti.
c. Evaluasi performansi berdasarkan perubahan process terhadap kebutuhan produk dan tujuan process untuk menentukan apakah hasil tersebut dipengaruhi penyebab yang umum ataukah khusus.

Setelah mengenal apa itu PA, yuk kita ulas teknik penggunaannya. Kita mulai dari menilai terpenuhi tidaknya process tersebut di Level 1 (Kenapa tidak dari 0? Nanti akan ada jawabannya). Lakukan penilaian sesuai PA di level 1 ini yang sifatnya sangat khas tiap process-nya. Lalu hitung secara kuantitatif berapa persen terpenuhinya si Level 1 ini. Jika sangat sedikit (Partially <=50%) maka status di Level 1 ini menjadi FALSE dan Level 0 ditandai dengan TRUE, dengan demikian process ini dinyatakan berada di Level 0. Jika jumlahnya memadai (Largely >50% atau Fully >85%) maka status di Level 1 ini menjadi TRUE dan Level 0 ditandai FALSE, dengan demikian process dapat dinyatakan lolos Level 1.

Langkah berikutnya untuk menentukan apakah process tersebut mampu mencapai Level 2 s.d. 5 memiliki keseragaman pola sebagai berikut (sebut saja kita menilai di Level X):

• Pastikan bahwa di level sebelumnya, yaitu Level (X-1), indikator process yang dipenuhi bersifat Fully atau >85%. Jika tidak mencapai Fully maka proses penilaian sudah bisa dihentikan dengan pencapaian process tersebut hanya di Level (X-1)
• Lihat daftar indikator pada Level X, apabila daftar tersebut mampu dipenuhi dalam jumlah memadai (Largely>50% atau Fully >85%) maka process tersebut dinyatakan lolos Level X. Apabila indikator hanya terpenuhi sedikit (Partially <=50%) maka proses penilaian sudah bisa dihentikan dengan pencapaian process tersebut hanya di Level (X-1).

Selamat berjuang hingga khatam di Level 5.

Untuk memudahkan proses pelaporan, berikut salah satu contoh tabel yang bisa digunakan untuk menyajikan hasil penilaian pada COBIT 5.