Arfive Gandhi

Sebuah artikel yang pernah dimuat di dimarla.net. 

Tantangan terbesar yang kerap terjadi dalam sebuah proyek adalah adanya perubahan kebutuhan atau requirement. Hal ini bukan suatu hal yang asing dalam pengerjaan proyek yang melibatkan vendor ataupun pihak ketiga, baik dalam konteks proyek IT, proyek desain grafis, dll. Pada dasarnya perubahan merupakan potensi yang memang sangat mungkin terjadi. Permasalahan pun dapat timbul dengan adanya perubahan di tengah pelaksanaan proyek, khususnya terkait tiga hal:

• Kesesuaiannya dengan tujuan dan ruang lingkup proyek
• Efek yang terjadi terhadap item-item lain yang sudah disepakati
• Potensi perubahan kebutuhan SDM, dana, hingga waktu pelaksanaan proyek

Namun, perubahan di dalam proyek tidak berarti harus dikonotasikan dengan suatu yang sifatnya jelek. Ada kalanya, perubahan kebutuhan justru memberikan nilai positif sehingga perlu analisis yang mendalam dalam memutuskan diterima atau tidaknya proyek tersebut. Mekanisme yang mengatur bagaimana permintaan untuk mengubah kebutuhan harus didefinisikan dari awal untuk memfilter nilai positif ataukah negatif yang timbul dari perubahan tersebut. Bahkan, ketika proyek sudah memasuki tahap implementasi, segala permintaan mengubah kebutuhan proyek sudah tidak bisa lagi diterima.

James Persse (Project Management with CMMI, Seven CMMI Process Area) mengungkapkan 5 aktivitas penting yang perlu dilakukan dalam menghadapi perubahan kebutuhan di dalam pengerjaan proyek, yaitu:

• Know that requirement will change
• Control with baseline
• Honor your customers’ needs
• Assess proposed changes
• Incorportae change in an orderly manner

Vendor atau pihak ketiga penyedia jasa/produk perlu membuat sebuah dokumen yang mendefinisikan dengan jelas apa yang menjadi kebutuhan dari klien. Dokumen ini dimulai dengan menangkap kebutuhan yang bersifat umum dna biasanya bersumber dari short briefing yang diberikan oleh klien. Seiring waktu berjalan, dokumen ini semakin merincikan kebutuhan secara detail sehingga segala potensi ambiguitas dapat dihindari.

Selain itu, komunikasi yang intens mengenai laju perkembangan proyek dapat meminimalisasi perubahan secara teknis. Apabila muncul permintaan untuk mengubah kebutuhan proyek, maka hal tersebut harus didokumentasikan. Kemudian segala keberlanjutan permintaan tersebut, baik disetujui ataupun ditolak, juga harus didokumentasikan sehingga runutan penyelenggaraan proyek dapat diketahui segala faktor yang mempengaruhi performanya.