Tiap tahun selalu ada cerita

Jumat, Juli 12, 2013 by ve

Ramadhan, bulan yang penuh barokah
Dan bulan yang penuh dengan cerita juga

2007 dan sebelumnya lupaaa

2008 pertama kalinya menikmati berpuasa di tanah rantau, yaitu Bandung
Berstatus sebagai mahasiswa baru yang masih lugu, masih ga ngerti caranya ngelola keuangan, masih bingung caranya menjaga kebersihan, masih glagepan ngatur waktu.
(kalau nggak salah) Hari pertama puasa digebrak dengan buka bareng sekaligus pembukaan Basis Massa 2008, kala itu saya (seriusan) masih pendiem, pokoknya luguuuu bangettt. Beberapa hari kemudian ikutan demo di puasa depan gedung DPR, sasaran isunya adalah setahun pemerintahan AHer-DedeYusuf.
Dalam sebuah malam menjelang sahur ketika uang hanya tersisa Rp 2000,00. Saat itu tidak ada pulsa sehingga tidak bisa merengek manja pada orang tua. Alhasil sebungkus mie goreng mentah dan air mineral gelas pun dianggap cukup untuk mengganjal perut hingga akhirnya Maghrib menjelang. Masalah belum sampai di situ, menjelang Maghrib benar-benar tidak ada secuil pun uang sehingga menjelang injury time masih saya sibuk di tumpukan baju kotor mengais recehan yang entah ada ataukah tidak ada. Dan alhamdulillah ibu menelpon, well bisa ditebaklah ending-nya bagaimana hehee.
Oh ya, mulai di tahun itulah muncul berbagai undangan buka puasa, ada dari BTS, ada dari HMIF (untuk seluruh mahasiswa IF), dari Kopma (waktu itu masih ikutan) trus apa lagi y?? Ohya, buka puasa kelas IF-32-01, waktu itu gegara iri kelas lain pada buka puasa bareng, akhirnya kelas kita pun ngadain.

2009 pascakepanitiaan PDKT 2009 di Bandung (lagi)
Sebuah ruangan yang kini dipakai untuk Kopma (sementara) menjadi tongkrongan (dan glelengan hingga menginap hahaa) para panitia putra, padahal acara PDKT-nya sudah beres. Hampir tiap malam, Saddam DMT membangunkan kami untuk bergegas sahur di kantin. Dan menu favorit saya sotoooo.
Nah, IF-32-01 juga ngadain buka puasa, jarkomnya jam 4 sore, tapiiiiii molornya dewaaaa dan akhirnya kita berbuka puasa di MSU #ngakak_guling_guling

2010 Geladi di Bandung-Pekalongan-Tegal
Sesuai perkiraan, Geladi tahun itu bakal beririsan dengan Ramadhan walau hanya 3 hari. Kala itu saya persis baru sembuh dari DB (Demam Berkalang_noda), tapi ada undangan untuk mengadvokasikan lokasi mading yang di tengah gedung B. Alhasil, sore H-1 saya langsung cabut dari DCS Telkom Pekalongan menuju Bandung. Sahurnya bagaimana? Alhamdulillah selepas jalan kaki dari perempatan Buah Batu, saya nyampe PGA dan segera membajak ibu-ibu penjual warteg. Bukannya ke kos, saya malah ke sekre BEM untuk menyiapkan berkas dokumen, eh ternyata pagi itu ada PDKT, baru ingat saya, dan ternyata ada sesi perkenalan BEM, yaudahlah sekalian dateng ke situ. Abis dari situ langsung dah rapat sana, mepet sini, ngulik situ, dan berbagai jempalitan itu dipamungkas di sekre BEM menjelang Maghrib ketika sekitar 5 orang, yaitu saya, kang WP, kang Fajar, Catur, dan Siti, kami saling nggremeng ga jelas lantaran ga ada yang mau beli takjil hahaa, sangat kekanak-kanakan juga kelakuan kita-kita kala itu. Selepas bersantap sore itu, langsunglah saya menuju ke Cibiru untuk melanjutkan Geladi (saya izin satu hari doank) alias perjalanan ke Timur menuju Pekalongan. Geladi berlangsung sebagaimana hari-hari sebelumnya dimana kelar jam 4 saya segera menuju ke alun-alun mencari takjil. MasyaAllah ramainyaaaaa, bingung pisanlah menentukan mau makan apa, selain pilihannya yang banyak, justru uangnya yang pas-pasan. Maghrib pun dinikmati di alun-alun diiringi alunan angin sepoi-sepoi berhembus. Salah satu sore paling syahdu, entah karena apa. Malemnya wewwww, ternyata di kosan Pekalongan, saya sendirian #takuutttt Tak apalah itu menjadi malam terakhir saya menginap di Pekalongan dalam rangka Geladi karena esok harinya adalah penutupan Geladi. Dan kelar penutupan, segeralah saya meluncur ke Tegal, tepatnya Balapulang untuk berkumpul bersama keluarga besar saya :D 3 sore di awal Ramadhan itu diwarnai di 3 kabupaten/kota berbeda.

2011 s.d. 2013 di episode berikutnya ^_^ yang pasti banyak cerita yang mengasah kematangan diri ini

Posted in

Tata Cara Adzan dan Iqomah

Kamis, Juli 11, 2013 by ve


Adzan dan Iqomah merupakan di antara amalan yang utama di dalam Islam. Rasulullah shallallahu ‘alaihi wa salam bersabda :
“Imam sebagai penjamin dan muadzin (orang yang adzan) sebagai yang diberi amanah, maka Allah memberi petunjuk kepada para imam dan memberi ampunan untuk para muadzin” [1]
Berikut sedikit penjelasan yang berkaitan dengan tata cara adzan dan iqomah.
Pengertian Adzan
Secara bahasa adzan berarti pemberitahuan atau seruan. Sebagaimana Allah berfirman dalam surat At Taubah Ayat 3:
 وَأَذَانٌ مِنَ اللَّهِ وَرَسُولِهِ إِلَى النَّاسِ
“dan ini adalah seruan dari Allah dan Rasul-Nya kepada umat manusia”
Adapun makna adzan secara istilah adalah seruan yang menandai masuknya waktu shalat lima waktu dan dilafazhkan dengan lafazh-lafazh tertentu. [2]
Hukum Adzan
Ulama berselisih pendapat tentang hukum Adzan. Sebagian ulama mengatakan bahwa hukum azan adalah sunnah muakkad, namun pendapat yang lebih kuat dalam masalah ini adalah pendapat yang mengatakan hukum adzan adalah fardu kifayah[3]. Akan tetapi perlu diingat, hukum ini hanya berlaku bagi laki-laki. Wanita tidak diwajibkan atau pun disunnahkan untuk melakukan adzan[4].
Syarat Adzan[5]

Posted in
Baca selengkapnya »

Renungan 10 Juli 2013

Kamis, Juli 11, 2013 by ve

Menjelang buka puasa, banyak orang yang memanfaatkannya untuk mengejar rezeki
Berjualan beraneka ragam hidangan/takjil

Untuk keluarga mereka, agar anak-anak mereka bisa membeli baju baru di lebaran nanti, mereka mengikhlaskan diri kehilangan waktu di Ramadhan ini untuk mengejar berbagai amalan
Tapi ada juga yang rundown tiap harinya diisi agenda bermalasan sembari menanti Maghrib


Ya... itulah uniknya hidup, ada yang mau tapi tak mampu, ada yang mampu tapi tak mau...
Semoga dengan keterbatasan waktu di Ramadhan ini, kita bisa memanfaatkannya sebaik mungkin, itulah wujud konkret kebersyukuran

Posted in

Tetes Air Hujan

Rabu, Juli 10, 2013 by ve

Setetes air hujan terpercik
Menyejukan hati di tengah kekalutan
Mendinginkan amarah membekukan hampaku
Membisikan pelepas rindu akan semua tanya

Setetes air hujan bergeming
Merintih mengalun ikuti petikan gitar
Melingkari syair puisi
Yang hampir tak terbaca rasa awam

Setetes air hujan jatuh berlimang
Mengingatkanku pada kisah sahabat
Yang menangis sendiri tiada teman
Masihkah seseorang itu sedih

Setetes air hujan mengalir
Bagai darah yang merembes di lorong nadiku
Menembus sisi tergelap manusia
Menghanyutkan tawa serta tangis

Setetes air hujan menghilang
Seiring mencairnya lamunanku
Kembali terik membakar kulit
Dan tetes-tetes itu berlalu tak tersisa

Posted in

[Sekretaris] Surat Keluar

Jumat, Juli 05, 2013 by ve

Surat keluar secara umum terdiri atas tiga aspek/area yang perlu dikelola

Pertama desain
Desain surat menjadi ciri fisik yang menunjukkan "tingkat peradaban" dalam berkreasi. Pada era-era terdahulu, ketika konsep desain surat keluar dapat dikategorikan relatif stagnan, polanya mudah ditebak, yaitu nama organisasi lengkap (enter), nama organisasi singkatan/akronim (enter), alamat lengkap (bisa dibagi menjadi dua atau tiga), kemudian garis yang melintang dari kiri ke kanan (umumnya satu garis tebal lalu di bawanya persis garis tipis). Pakem ini ditutup berupa footer yang hanya berisi tembusan (jika ada). Dan sebagai catatan utama, background hampir 100% berupa lembar putih polos dimana segala tulisan tadi berwarna putih.

Hal tersebut tidaklah salah, kondisi teknologi dan trend saat itu memang mewajarkan hal tersebut. Pemakaian surat keluar banyak dilakukan berupa lembaran cetak (hardcopy), apalagi pemakaiannya relatif banyak sehingga dengan warna hitam di atas putih secara biaya dapat dianggap sebagai penghematan ^_^, serta pula sangat jarang ditemui desain (khususnya di layout) yang tampil di luar mainstream tersebut. Namun seiring perkembangan zaman terdapat fenomena berikut :
- Mesin cetak (printer) sudah menjadi barang umum dimana biaya cetak menjadi relatif murah dibandingkan zaman dulu
- Pemakaian surat mulai banyak dipergunakan berupa softcopy
- Mulai muncul kebebasan dalam berkreasi desain surat, baik layout maupun pemilihan warna
- Kebebasan yang dimaksud sebelumnya mempengaruhi reputasi organisasi sehingga muncul persaingna untuk membuat desain surat yang kreatif

Karena hal-hal itulah, desain surat dimunculkan paling pertama karena ketika orang menerima surat, kesan pertama akan muncul pada aspek desain. Secara prinsip, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam aspek desain surat keluar antara lain :
  • Unsur-unsur surat resmi yang harus tetap ada, yaitu identitas organisasi pembuat dan penerima surat, masing-masing mempunyai atribut, misalnya nama lengkap, alamat fisik, email, dan telepon
  • Pemilihan warna yang merepresentasikan kekhasan organisasi, namun warna khas ini tidak berarti harus menguasai surat. Tampilkan komposisinya secara proporsional.
  • Gunakan warna yang kontras dan jelas untuk membedakan tulisan dengna latar belakang
  • Pastikan surat tetap jelas terbaca ketika difotokopi
  • Tetap beri ruang yang proporsional untuk isi surat itu 
  • Gunakan font sesuai kebutuhan, sebagai contoh bila mencantumkan tagline organisasi maka sesuaikan font sebagaimana kesan yang ingin ditampilkan di tagline tersebut, untuk isi surat tentu gunakan font yang formal, misalnya Calibri, Verdana, Arial, atau bisa juga Times New Roman
  • Untuk softcopy, pastikan ukurannya tidak relatif besar karena akan menyulitkan proses pengiriman maupun penerimaan
  • Untuk memudahkan identifikasi, dapat dibuat beberapa petunjuk unik yang termuat di desain surat keluar, misalnya di HMIF 2011 mempergunakan garis gradasi biru untuk surat keluar biasa dan garis gradasi hijau untuk surat keputusan
  • Lakukan uji coba atau setidaknya mintalah feedback mengenai desain surat kepada sejumlah pihak ekstern
Berikut contoh beberapa desain, baik yang terhitung semi-mainstream, maupun yang lumayan anti-mainstream

Contoh format surat PF 2010


Letterhead Design by Ste68


Kedua konten
Konten merupakan hal yang perlu dilakukan agar fungsi surat sebagai media komunikasi tulisan bisa terlaksana dengan efektif dan efisien. Dalam kenyataannya diperlukan pembuatan format surat di bagian konten dengan tujuan :
  • Memudahkan penggunaan format konten surat, baik untuk pengguna awam, maupun pemakaian massal
  • Mempercepat pembuatan surat, karena seringkali dibutuhkan surat keluar secara mendadak


Seperti halnya surat masuk, yang perlu dilakukan pertama kali untuk aspek konten surat adalah mengumpulkan informasi dari sejumlah kepengurusan organisasi/panitia mengenai jenis-jenis konten surat keluar yang pernah dibuat, misalnya surat peminjaman inventaris, surat undangan, surat keterangan keanggotaan, surat perringatan, surat keputusan, dll. Ketika diperoleh sejumlah jenis-jenis yang kemungkinan besar akan dibuat dalam kepengurusan yang akan berjalan, maka buatlah konten untuk tiap jenis surat tersebut.

Mengenai pembahasaan ataupun format sendiri, harus diakui telah menjadi kebiasaan sering terjadi perbedaan persepsi mengenai mana yang boleh dan mana yang tidak boleh, misalnya
  • Penulisan identitas pihak berwenang dalam kondisi pengatasnamaan
  • Peletakan stempel meskipun lazimnya di kiri tanda tangan ketua, ada pula yang menempatkannya tengah diantara tanda tangan ketua dengan sekretaris
  • Rincian surat pasca tanda ":" ada yang mengklaim harus diawali huruf kapital, tapi ada pula yang menganggap tetap huruf biasa

Solusi untuk permasalahan tersebut adalah memahami budaya yang berlaku di organisasi pengirim serta penerima surat. Dalam kondisi tertentu ketika penerima mensyaratkan kesempurnaan surat, maka idealisme format surat perlu disesuaikan agar tujuan yang disampaikan di surat tersebut bisa tercapai, apakah berarti menuruti seenaknya, tentu tidak, ada koridor yang perlu dibicarakan lebih lanjut agar tidak terjadi sikap saling menyalahkan format surat.

Penomoran juga menjadi isu yang penting. Tidak ada doktrin mengenai penomoran surat walaupun pola yang berkembang mewajibakan hal-hal berikut :
  • Nomor urut
  • Kode jenis surat
  • Inisial organisasi pembuat surat
  • Tahun pembuatan surat


Ada sejumlah isu yang perlu ditetapkan solusinya di awal kepengurusan organisasi/kepanitiaan terkait penomoran surat, antara lain :
  • Apakah ketika kepengurusan berganti tahun (tapi kepengurusan masih berlaku) penomoran dilanjutkan biasa ataukah mengalami reset
  • Apakah keberlangsungan nomor dipengaruhi jenis surat? Sebagai contoh apakah untuk surat izin penomorannya tersendiri, surat keterangan tersendiri, ataukah seluruh jenis surat keluar penomorannya digabung (hanya dibedakan di kode jenis surat) ataukah ada jenis tertentu yang penomorannya dipisah
  • Untuk sistem kesekretariatan yang "buka cabang" apakah penomoran dilakukan di tiap unit ataukah tetap berpusat pada sekretaris utama/umum


Ketiga, alur pengelolaan surat keluar
Ketika desain sudah OK dan konten juga beres maka yang perlu diperhatikan adalah alur pengelolaan. Alur ini menjadi patokan bagaimana organisasi dapat mengeluarkan sebuah surat sebagai media komunikasi tertulis dengan efektif atau tidak. Alur diawali dengan pembuatan alur itu sendiri yang kemudian disosialisasikan (dan lebih baik bila sosialisasi dilakukan berupa simulasi alias tidak hanya cuap-cuap belaka). Diperlukan pula suatu dokumen berisi rekap surat keluar yang telah diterbitkan, akan lebih baik bila disertai keterangan hasil dari surat tersebut, apakah ditolak, di-pending, atau bagaimana.

Mengenai konsep keberadaan sekretaris "buka cabang" ataupun "satelit" maka pembuatan surat keluar dapat dilakukan oleh sekretaris unit tersebut dengan mempergunakan format yang telah ditentukan sebelumnya.  Tidak lupa berbagai surat tersebut dibuat rekapnya. Apabila tidak ada sekretaris unit, maka perlu dibuat pula alur pembuatan surat yang di-handle langsung oleh sekretaris dimana ditetapkan pula standar waktunya karena risiko kesibukan pembuatan surat lebih berat dibandingkan adanya sekretaris unit.

Yang perlu dilakukan pula dalam pengelolaan surat keluar adalah proses monitoring dan evaluating dimana dapat dilakukan tiap bulan untuk mengetahui berbagai permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan surat keluar. Hal ini juga mencegah terjadinya penumpukan kesalahan dalam mengelola surat keluar di akhir kepengurusan

Contoh rekap surat keluar saat PDKT 2009

Di situ terdapat beberapa surat yang dikeluarkan oleh ICT (nomor 002, 003, dan 004) isinya sama, namun karena tujuannya berbeda maka nomornya pun dibedakan.

Posted in

[Sekretaris] Timeline

Kamis, Juli 04, 2013 by ve

Timeline secara kamus artinya garis waktu. Mengapa "garis"? Karena digambarkan berupa garis (yang umumnya lurus) sebagai representasi bergulirnya masa kepengurusan yang berisikan berbagai aktivitas maupun target dari organisasi tersebut.

Timeline merupakan salah satu parameter non-formal kekompakan sebuah organisasi dalam mengelola waktu dimana hal ini akan berujung pada kualitas manajemen SDM. Timeline sendiri sifatnya dinamis alias sangat memungkinkan perubahan dikarenakan berbagai faktor, baik intern maupun ekstern. Lantas sejauh manakah toleransi pengubahannya? Nanti akan kita dapatkan jawabannya.

Pembuatan timeline diawali dengan pendataan berbagai aktivitas yang akan dilakukan oleh tiap unit di organisasi (dapat berupa departemen, divisi, bagian, dll). Pendataan ini meliputi :

  • Aktivitas ini bersifat event ataukah non-event
  • Aktivitas ini termasuk program kerja ataukah bukan
  • Siapa target atau segmentasi program kerja ini
  • Siapa stakeholder yang dilibatkan dalam penyelenggaraan aktivitas tersebut
  • Agenda pra serta pasca agenda tersebut apa saja
  • Hal-hal yang menyesuaikan kebutuhan organisasi

Setelah pendataan (beserta atribut-atribut tadi), maka dilakukan suatu pertemuan di awal pembentukan kepengurusan atau kepanitiaan yang bertujuan membentuk timeline besar organisasi/panitia yang sinkron. Pertemuan ini dapat dibarengkan pada rapat program kerja, dapat pula dilakukan secara terpisah. Hal yang sebaiknya dipersiapkan dalam pertemuan tersebut adalah (minimal 2) alternatif waktu penyelenggaraan aktivitas sebagaimana yang dimaksud di atas. Hal ini diperlupakan untuk mengantisipasi kemungkinan bentrok dengna aktivitas lain sehingga mempermudah solusinya.

Pada awal kepengurusan inilah kemudian disepakati sebuah timeline selama satu kepengurusan/kepanitiaan. Bisa juga timeline ini disebut versi 1.0. Di dalamnya, sebenarnya masih diperbolehkan adanya perubahan ataupun ketidakpastian waktu karena dalam kenyataannya masih ada potensi perubahan waktu karena faktor ekstern organisasi/panitia maupun internnya. Perubahan tersebut sebenarnya berpotensi "mengacaukan" plotting waktu aktivitas lainnya, karena itulah, diperlukan koordinasi yang kuat dan mengutamakan solusi sebagai jalan bersama yang perlu dicapai. Sebaiknya pimpinan organisasi bisa melihat timeline sebagai satu runutan yang dimulai awal hingga akhir kepengususan sehingga mampu mengajukan solusi yang tidak memanjakan satu dua proker melainkan pemenuhan target organisasi dalam lingkup kepengurusan, bukan sepotong-potong/parsial.

Perubahan tersebut berarti pula harus dilakukan monitoring serta evaluating terhadap timeline yang telah disusun. Sejauh manakah timeline dilaksanakan, apakah tepat waktu? terlalu cepat ataukah terlalu lama? Apakah ada indikasi untuk melakukan revisi timeline? apakah dari sudut pandang sasaran terjadi perebutan pangsa pasar?

Manfaat pembuatan timeline
  • Memudahkan penjadwalan SDM dalam organisasi
  • Meminimalisasi bentrokan antarunit dalam organisasi
  • Pengalokasian keuangan (budgeting) dalam organisasi
  • Pemetaan layanan kepada pihak yang menjadi sasaran aktivitas organisasi
  • Pemetaan kebutuhan (finansial dan non-finansial) dalam intern organisasi
  • Memudahkan analisis risiko pengubahan suatu agenda/aktivitas
  • Mengukur intensitas serta beban kerja unit/personal dalam organisasi
  • dll


Contoh timeline yang dibuat dengan sederhana pada pertengahan kepengurusan HMIF 2011


Contoh lain timeline OC PDKT 2012


Referensi : HMIF IT Telkom periode 2011 dan PDKT IT Telkom 2012

Posted in , ,

Terus apa gunanya

Rabu, Juli 03, 2013 by ve

Ironi memang bila segala pengalaman di kepanitiaan atau organisasi sia-sia atau bisa dibilang gunanya hanya memperpanjang baris pada curiculum vitae...

Kenapa sia-sia??

Dalam berbagai kepanitiaan ada banyak hal yang bisa manfaatkan untuk mempersiapkan diri menyambut Ramadhan

Arogan ga sih bila cakap menguasai ketertiban rapat plus ontime tingkat cumlaude.. Tapi tidak tertib dalam mengejar berbagai amalan di Ramadhan

Konyol ga sih bila mahir mengelola RKA alias pendanaan organisasi/kepanitiaan..eh selama puasa malah makin boros dan tidak bisa mengalokasikan khusus untuk sodaqoh

Lucu ga sih bila kreatif dalam membuat rundown sebuah event..penginnya perfeksionis..pengisi acaranya nomor wahid..eh giliran besoknya Ramadhan ga tahu musti apa selain sahur-tidur-beli takjil

Aneh ga sih ketika rajin ngejarkom berbagai info kepanitiaan tapi lupa saling memberi nasihat tentang keutamaan Ramadhan

Semoga berbagai ilmu yang direguk dalam mengenyam kepanitiaan/organisasi bisa diterapkan pula untuk menyambut dan mengisi Ramadhan. Bisa membuat berbagai persiapan untuk proker masa bingung nyusun renacana di Ramadhan malah udah langsung nyerah??
Jadilah muslim(ah) yang tangguh dan pandai mngaplikasikan berbagai pelajaran dalam rangka mendekatkan diri kepada-Nya

Posted in , , , , , ,

[Sekretaris] Mengelola Surat Masuk

Selasa, Juli 02, 2013 by ve

Mengelola surat masuk kelihatannya gampang, namun sebenarnya emang gampang tapi syarat dan ketentuan berlaku, yaitu sabar. Pengelolaannya meliputi aspek pengarsipan dan penindaklanjutan. Keduanya berkaitan erat sehingga sulit untuk memisahkannya dengan sempurna.

Pertama penindaklanjutan
Penindaklanjutan merupakan hal yang terpenting agar informasi yang masuk melalui surat ke sebuah organisasi dapat didistribusikan dengan tepat sasaran. Kesalaha fatal yang sering terjadi adalah tidak adanya prosedur penindaklanjutan surat masuk sehingga interaksi organisasi tersebut dengan entitas luar perlahan memburuk.

Langkah yang pertama adalah mempelajari pengalaman jenis-jenis surat masuk yang ada di organisasi tersebut. Sampel dapat diambil pada 1-3 kepengurusan sebelumnya, apabila organisasi baru maka dapat mengambil sampel pada 1-3 organisasi serupa. Misalnya diperoleh informasi bahwa surat masuk ke organisasi tersebut adalah pemberitahuan dari Bagian Kemahasiswaan, undangan acara seremonial, undangan kompetisi, permintaan bantuan peminjaman alat, permintaan persetujuan, permintaan izin anggota, peringatan dll. Informasi ini menjadi patokan bagi sekretaris untuk membuat rancangan prosedur penindaklanjutan surat masuk di organisasi tersebut sesuai jenis-jenis surat tersebut.

Sebagai contoh, pada organisasi olahraga, surat masuk berupa undangna kompetisi akan diteruskan kepada divisi pembinaan dan prestasi serta ditembuskan kepada ketua. Surat peminjaman inventaris diteruskan kepada bagian logistik. Undangan seremonial karena lazimnya diahdiri oleh ketua maka langsung diteruskan kepada ketua. Segala jenis prosedur dirancang oleh sekretaris dan dikoordinasikan dengan intern organisasi yang berkaitan serta disosialisasikan, baik tertulis maupun lisan. Hal ini berkenaan dengan kemungkinan surat yang masuk tidak diterima langsung oleh sekretaris melainkan anggota lain.

Penindaklanjutan ini sebenarnya ada dua macam, yaitu yang dapat ditangguhkan serta yang harus diselesaikan saat itu juga. Maka dalam prosedur penindaklanjutan surat harus dijelaskan standar waktu penindaklanjutan, misalnya untuk permintaan izin meminjam inventaris tidak diperkenankan meminjam kurang dari 3 hari sebelum hari peminjaman ataupun jawaban bisa tidakny inventaris dipinjamkan dua jam setelah surat diajukan.

Mengingat kesibukan seorang ketua serta koordinator di tiap bagian di organisasi tersebut, maka sekretaris berfungsi pula sebagai reminder mengenai kepastian penindaklanjutan tiap surat.


Kedua pengarsipan
Pengarsipan di sini bertujuan agar segala informasi yang masuk dapat ditujukan ke intern organisasi sesuai pembagian kerjanya (berkaitan dengan penindaklanjutan). Pengarsipan dilakukan dengan mengkompilasi seluruh berkas surat masuk serta membuat database berisi resume surat masuk tersebut, misalnya terdiri atas kolom/atribut tanggal masuk, pengirim, nomor surat, isi surat, dan (yang tidak boleh terlupakan, yaitu) penindaklanjutan surat. 

Rentang pengarsipan sendiri menyesuaikan intensitas surat yang masuk dalam interval tertentu, tentunya review terhadap arus surat masuk di kepengurusan sebelumnya dapat menjadi patokan. Namun dalam perjalannya, dapat dilakukan penyesuaikan terhadap kebutuhan, misalnya dalam satu hari surat masuk mendadak banyak (anggap 50) padahal pengarsipan dilakukan tiap pekan, maka dimungkinkan pemajuan waktu pengarsipan untuk meminimalisasi risiko hilangnya arsip.

Pengarsipan berupa pembuatan kompilasi surat masuk juga dapat menyesuaikan kondisi, misalnya digandakan terlebih dahulu untuk beberapa jenis surat yang juga diperlukan oleh intern pengurus, misalnya undangan sebagai bukti/tiket masuk suatu acara.

Contoh rekap surat masuk di kepengurusan HMIF 2011


Akan lebih baik apabila sebuah organisasi mempunyai sistem informasi digital untuk pengelolaan surat masuknya. Hal ini bertujuan untuk mempercepat arus informasi berkaitan surat masuk. Seperti apa DFD ataupun class diagramny?: Itu bisa jadi bahan riset :D

Posted in

[Sekretaris] Ruang Lingkup

Selasa, Juli 02, 2013 by ve

Hal yang perlu ditetapkan di awal masa menjalankan amanat sebagai sekretaris adalah ruang lingkup tugasnya. Secara kelazimn di berbagai tempat, sekretaris menjadi penanggung jawab penyelenggaraan administrasi di sebuh organisasi, namun dalam beberapa kasus, sekretaris berfungsi pula sebagai deputi alias wakil ketua serta pengelola kerumahtanggaan. Maka perlu dicermati apa yang menjadi batasan sehingga dalam pengalokasian tenaga lebih efektif.

Kemudian, bil sudah ditetapkan ruang lingkup sekretaris secara umum, kemudian dilakukan maanajeril terhadap personali sekretaris itu sendiri. Ada berapa jumlah sekretaris di dalam organisasi. Akan lebih baik bila sebelum pembentukan sekretaris, dilakukan analisis terhadap kebutuhan jumlah dalam menangani tugas-tugas dari ruang lingkup yang telah ditentukan tersebut dengan mengacu realisasi kepengurusan sebelumnya. Hal ini bertujuan meminimalisasi kesalahan estimasi kebutuhan SDM di kemudian hari. 

Bila jumlah sudah ditetapkan, berikutny dilakukan plotting alias distribusi alias berbagi tugas antarsekretaris tersebut. Banyak pertimbangan yang bisa dipakai di sini, misalnya tingkat kemerataan atas kesulitan masing-masing item pekerjaan sekretaris, bisa pula mengacu ke pertimbangan lain. Apakah pembagian ini boleh diubah di tengah jalan, semua ada bolehnya dan tentu ada risiko positif dan negatifnya, di sini fungsi koordinator sekretaris yang hendaknya mampu mengambil berbagai keputusan, termasuk rolling/shifting tugas-tugas sekretaris.

Dalam sebuah organisasi, terdapat berbagai bagian ataupun sub-bagian di dalamnya, ada yang memakai istilah divisi, departemen, skuad, dll. Bisa jadi sekretaris berwujud bagian, sub-bagian ataupun individu saja. Namun peran sekretaris yang melingkupi seluruh bagian organisasi menyebabkan kesibukan yang menumpuk dengan kemungkinan waktu sibuk yang tidak tentu. Hal ini seringkali diantisipasi dengan "membuka cabang". "Buka cabang" di sini artinya, tiap bagian/sub-bagian mempunyai seorang sekretaris tersendiri. Sekretaris ini tidaklah bersifat seenaknya ataupun sewenangnya. Dia patut memahami dan menyesuaikan diri terhadap berbagai prosedur yang dibuat sekretaris pusat/umum dalam penyelenggaraan administrasi yang bersifat "lokal" di bagian/sub-bagiannya, misalnya surat keluar dan notulensi. Sejauh manakah batasan tugas sekretaris (pusat/umum) dengan sekretaris bagian/sub-bagian. Hal ini perlu ditetapkan di awal kepengurusan untuk menghindari hal-hal berikut :
  • Sikap saling tunggu terhadap sebuah pekerjaan (semacam deadlock ataupun livelock)
  • Sikap berebut sebuah pekerjan (semacam starvation)
  • Jatuhnya wibawa salah satu atau malah keduanya


Pembukaan "cabang" ini pun mempunyai risiko dengan sekretaris utama perlu melakukan monitoring terhadap implementasi pengadministrasian di tiap "cabang"-nya. Monitoring dapat dilakukan dengan cara-cara berikut :
- pemeriksaan berkas berkala
- sharing secara verbal mengenai penyelenggaraan administrasi
- hal-hal yang bersifat non-formal, seperti ngerumpi, nge-GJ, tujuannya agar sekretaris tim tidak merasa dikekang oleh amanat "berlebih" tersebut

Posted in

Regresi Linier di Excel

Senin, Juli 01, 2013 by ve

Dalam pengelolaan statistik kuantitatif, kita acapkali dihadapkan pada kebutuhan memprediksi pertumbuhan data di masa depan. Metode yang sering dipakai adalah regresi linier. Rumusnya bila diuraikan dengan tulisan tangan beuhhhhh pusingggg sekali (pengalaman menulis laporan praktikum fisika dasar). Nah, dengan keterbatasan waktu serta perkembangan teknologi, kita bisa memanfaatkan fungsi pada Microsoft Excel sebagai berikut :


Keterangan
A8 = posisi waktu yang akan dicarikan prediksi datanya
B2 s.d.B7 = data yang telah didapatkan realisasinya
A2 s.d. A7 = rentang waktu yang telah diperoleh realisasi datanya
Untuk A2 dan B2 diberi absolut ($) agar ketika fungsi tersebut ditarik ke waktu-waktu berikutnya bisa tetap meneruskan trend-nya

Posted in ,
Langganan: Postingan (Atom)

Newsletter