Arfive Gandhi

21 Mei 2009 jam 23:41

PENDAHULUAN
Assalamualaikum wr. wb.
Salam mahasiswa
Puji syukur kepada Allah SWT karena dengan kehendak-Nya-lah kegiatan Sheila with BEM 2009 IT Telkom berjalan dengan lancar. Terima kasih pula kepada semua pihak yang telah membantu pelaksanaan kegiatan ini, baik dari intern panitia maupun di luar panitia, termasuk di dalamnya BEM, HMTI, HMIF, Himatel, rektorat, serta pihak-pihak lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
Khusus kepada seluruh OC dan SC Sheila with BEM 2009, tidak kalimat seindah selain dua kalimat ini. Pertama, “Puji syukur kepada Allah SWT yang telah menganugerahkan rekan-rekan yang kontributif dalam berkinerja, terima kasih banyak dan maaf kalau dalam kepemimpinan saya kurang sempurna, saya akan selalu mengenang kepanitiaan ini”. Kedua, “Ingat silaturahmi kita sebagai OC dan SC tidak selesai di sini”.
Pada pelaksanaan Sheila with BEM 2009 ini, diakui memang jauh dari kesempurnaan, namun bukan kata “maklum, namanya juga manusia” yang jadi alasan ketidaksempurnaan itu, tapi ketidaksempurnaan yang disertai ikhtiar, kontribusi, konsistensi, loyalitas dan keikhlasan yang optimal, itulah yang patut diupayakan dan diapresiasi. Semoga pelaksanaan Sheila with BEM 2009 ini menjadi ibadah, pembelajaran, kesempatan, dan kontribusi yang nyata dan bermanfaat.
Sheila with BEM 2009...get closer...sharing each other...semoga jargon ini tetap lestari di benak kita semua serta di HMD dan BEM
Salam mahasiswa
Wassalamualaikum wr. wb.

KEANGGOTAAN KETUA
Keanggotaan ketua terdiri dari satu personil, yaitu
Arfive Gandhi NIM 113080011

DESKRIPSI KERJA
1. Mengkoordinasikan seluruh divisi di kepanitiaan Sheila with BEM 2009
2. Melakukan fungsi penelitian, pengawasan, dan pengembangan terhadap kinerja kepanitiaan
3. Motivator dalam kepanitiaan
4. Mengambil keputusan-keputusan strategis dalam kepanitiaan
5. Bertanggung jawab dan menyerahkan Laporan Kerja Sheila with BEM 2009

PROGRAM KERJA
1. Mengadakan rapat pleno yang diikuti oleh seluruh OC dan SC
2. Mengadakan rapat koordinator yang diikuti tim inti dan semua koordinator divisi
3. Melakukan komunikasi secara umum dengan pihak-pihak terkait dalam pelaksanaan Sheila with BEM 2009, yaitu BEM, HMD, rektorat.
4. Mengontrol kinerja OC
5. Menetapkan kesepakatan bersama OC dan SC terkait peraturan kedisiplinan dalam kepanitiaan

PELAKSANA PROGRAM KERJA
1. Mengadakan rapat pleno bagi seluruh personel OC dan SC Sheila with BEM 2009, yaitu tiap hari Kamis 19.00
2. Mengadakan rapat koordinator bagi tim inti serta seluruh koordinator OC Sheila with BEM 2009, yaitu dalam waktu yang tidak ditentukan namun perlu diadakan
3. Memberikan motivasi untuk meningkatkan semangat rekan-rekan OC saat rapat pleno serta rapat koornidator
4. Mengkoordinasikan pelaksanaan Sheila with BEM dengan pihak-pihak terkait
5. Memimpin dalam pengambilan keputusan yang dimusyawarahkan dalam rapat pleno dan rapat koordinator
6. Membuat kesepakatan dengan OC lainnya serta SC terkait peraturan kedisiplinan dalam kepanitiaan, baik saat persiapan maupun pelaksanaan

ANALISA SWOT
1. Strength
i) Ketua memiliki pengalaman di bidang organisasi dan kepanitiaan
ii) Komitmen yang kuat dalam menjalankan amanat
iii) Kemampuan beradaptasi dengan rekan-rekan OC serta SC cukup cepat dan sangat membantu dalam pelaksanaan kepanitiaan
iv) Sikap humoris ketua mempermudah dalam mengakrabkan diri dengan rekan-rekan OC dan SC serta membuat suasana kepanitiaan tidak kaku
2. Weakness
i) Meski punya pengalaman di organisasi, ini adalah pengalaman pertama menjadi ketua di lingkup kampus
ii) Awalnya belum tahu dengan pasti prosedur pengajuan proposal ke rektorat
iii) Sikap sukar marah menyebabkan ketua tidak begitu memberikan peringatan keras kepada tindakan indisipliner personel OC
3. Opportunities
i) Dukungan dan kepercayaan dari rekan-rekan BEM, khususnya Depkominfo
ii) Koordinasi dengan panitia lain lebih mudah karena teknologi komunikasi cukup mendukung
iii) Dukungan moril dari rekan-rekan SC dan OC yang berkomitmen, kontributif, loyal serta mampu bekerja nyata
iv) Beberapa rekan OC dan SC sudah lebih dulu saling kenal sehingga mempermudah kinerja
v) Semua OC merupakan angkatan 2008 sehingga mempermudah dalam berkoordinasi dan tidka ada senioritas.
vi) Beberapa rekan OC dan SC sudah berpengalaman dalam organisasi kepanitiaan
4. Treatment
i) Tahap persiapan Sheila with BEM 2009 terpotong oleh UTS sehingga persiapan harus dipercepat agar tidak mengganggu kesiapan dan pelaksanaan UTS semester genap
ii) Beberapa panitia juga mempunyai kesibukan organisasi dan kepanitiaan lain di luar Sheila with BEM 2009
iii) Dalam tahap persiapan, bendahara sempat pulang karena sakit sehingga administrasi keuangan di-handle sekretaris
iv) Adanya keindisiplineran yang terjadi seperti keterlambatan dan keteledoran beberapa panitia yang tidak dapat hadir dalam persiapan justru lupa menitipkan tugasnya untuk disampaikan saat persiapan
vi) Adanya kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanaan saat gladi bersih Sabtu, 25 April 2009 yang juga diikuti oleh beberapa rekan OC

HAMBATAN DAN SOLUSI
Hambatan = Adanya agenda dari beberapa departemen di BEM dan HMD pada 26 April 2009
Solusi = Mengkoordinasikan kepada departemen-departemen terkait sehingga pelaksanaan agenda pada tanggal tersebut bisa di-pending dan ada pula yang dimajukan

Hambatan = SC ketua mengalami masalah pribadi sehingga kurang mendampingi kinerja ketua
Solusi = fungsi pendampingan dibantu oleh SC-SC lainnya sebagai tempat berkonsultasi

Hambatan = Dalam tahap persiapan, bendahara sempat pulang ke tempat asal dikarenakan sakit campak
Solusi = Administrasi keuangan selama bendahara tidak ada di-handle oleh sekretaris dibantu SC bendahara

Hambatan = Tidak didapatkannya sekretariat Sheila with BEM 2009 sehingga koordinasi langsung panitia mengalami kesulitan, seperti pelaksanaan rapat pleno
Solusi = kegiatan koordinasi kepanitiaan dilakukan di beberapa tempat, seperti sekre BEM, sekre HMTI, sekre Himatel serta Ruang seminar SC

Hambatan = Adanya keteledoran beberapa panitia yang lupa menitipkan amanatnya saat dia tidak bisa hadir saat persiapan, yaitu desain panggung sewaktu pleno serta rekaman lagu saat latihan senam 4 ketua
Solusi = Mengenai desain panggung ditunda ke pleno berikutnya, sedangkan mengenai rekaman lagu dicarikan softcopy-nya yang sempat dikopi oleh salah seorang ketua himpunan

Hambatan = Sering kali undangan dalam pelaksanaan latihan senam 4 ketua tidak dihadiri dengan lengkap
Solusi = Latihan tetap dilaksanakan dengan tamu undangan yang hadir serta fokus untuk menetapkan gerakan

Hambatan = Tidak semua pengurus BEM dan HMD hadir
Solusi = Acara tetap berjalan dengan jumlah yang ada dengan improvisasi kegiatan sehingga suasana tetap ramai

Hambatan = Terjadi hujan deras sekitar satu jam sebelum acara sore hari sampai saat isya sehingga tamu yang datang berkurang serta acara mengalami kemooran
Solusi = Jadwal acara disesuaikan

Hambatan = Dari tamu undangan dari departemen untuk acara sharing hanya ada satu yang bisa datang
Solusi = Acara sharing tetap diadakan dengan menghadirkan ketua HMD serta Presma untuk ikut serta acara sharing

REKOMENDASI
1. Sheila with BEM 2009 merupakan sarana yang strategis dan bermanfaat untuk mempererat silaturahmi 3 HMD serta BEM untuk meningkatkan sinergitas diantaranya, sehingga patut dipertahankan dan ke depannya terbuka untuk seluruh anggota himpunan, tidak hanya pengurus himpunan dan BEM
2. Silaturahim antara 3 himpunan dengan BEM tidak berarti tamat setelah kegiatan Sheila with BEM 2009 ini berakhir
3. Sistem rekruitasi OC yang bersyaratkan angkatan paling muda hendaknya dipertahankan karena menjadi media pembelajaran berorganisasi, bersosialisasi, serta mengingkatkan softskill.
4. Hendaknya ada penilaian berimbang dan distributif untuk apresiasi kepada panitia serta menjadi rekomendasi kepada tiap individu panitia di rekruitasi kepanitiaan berikutnya
5. Hendaknya segala arsip dan dokumentasi(foto-foto, notulensi rapat, proposal internal, proposal eksternal, dan persuratan lainnya) diarsipkan softcopy-nya sehingga semua panitia bisa ikut serta mengkopinya sebagai wujud transparansi, media pembelajaran, serta kenang-kenangan dalam kepanitiaan.
6. Hendaknya SC lebih bisa membantu dalam mencari solusi dalam mengatasi masalah kekurangkompakan dalam OC.
7. Hendaknya panitia lebih peduli dengan kesulitan yang dialami rekan panitia lainnya walaupun itu bukan amanatnya serta bisa ikut mencarikan solusi.

PENUTUP
Assalamualaikum wr. wb.
Salam mahasiswa
Analisa SWOT di atas mengindikasikan bahwa memang ketidaksempurnaan melekat erat pada insan manusia, namun hanya ketidaksempurnaan yang disertai ikhtiar yang kontributif, loyal, berkomitmen, ikhlas, dan optimallah yang harus diupayakan.
Jangan sia-siakan amanat yang telah dipercayakan kepada kita karena kepercayaan tidak dapat ditukar dengna apapun. Yakinlah bahwa amanat itu adalah ujian dan tidak meungkin Allah menguji kita di luar kapasitas kita.
Kesuksesan pun hendaknya disikapi dengan bijaksana, bukan dengan kesombongan, karena tidak ada kesuksesan tanpa cela dan bukan tidak mungkin kesuksesan justru mengantarkan kita ke liang keangkuhan dan kemunafikan. Kedewasaan dan kebijaksanaan sesorang juga dinilai dari cara dia menyikapi kegagalan dan kesuksesan. Ingatlah pula bahwa akan ada amanat-amanat yang telah menanti di depan sebagai wahana beribadah dan berkontribusi.
ACTIONS DON’T ALWAYS MAKE HAPPINESS BUT NO HAPPINESS WITHOUT ACTION N NO SWEET WITHOUT SWEAT.
Ingatlah selalu pada Dzat yang memberi kesuksesan, yang selalu kita harapkan ridho-Nya. Hanya pada-Nya-lah kita berserah diri.
Sheila with BEM 2009...get closer...sharing each other...
Salam mahasiswa
Wassalamualaikum wr. wb.