Arfive Gandhi

Permasalahan informasi merupakan hal yang jamak terjadi di dalam perusahaan. Rencana awal hampir dapat diklaim selalu bagus. Namun jika melongok realitas, tentu seringkali terbentur pada problema yang tidak mampu dikendalikan. Ketidakmampuan peengendalian disebabkan oleh pangkal masalah berupa informasi. Sebagai contoh di dalam pengembangan perangkat lunak, estimasi pembuatan aplikasi terbentur pada perusabahan desain, namun semua pihak yang terlibat tidak memperoleh informasi yang cukup terkait perubahan tersebut. Mulai dari justifikasi mengapa berubah, apakah usulan perubahan otomatis diterima, bagaimana efeknya terhadap anggaran, berapa waktu yang diperlukan oleh tim teknis untuk menyesuaikan aplikasi dengan perubahan terbaru itu. Itu dari ini proyek secara spesifik.

Dari sisi organisasi, perusahaan seringkali tidak mampu memperoleh informasi yang akurat mengenai kondisi yang terjadi saat ini. Banyak perusahaan lebih menggemari evaluasi tahunan untuk melakukan perombakan besar-besaran. Padahal yang masalah yang terjadi sudah terlampau kacau, morat-marit SDM juga sudah berdampak pada tingkat turn-over yang terlampau tinggi. Alhasil evaluasi tahunan terkesan menjadi formalitas. Masalah sudah terlanjut membesar, sedangkan faktor-faktor penyebab yang awalnya kecil sudah tidak jelas kemana.

Ya, era informasi saat ini menuntut perusahaan, baik secara umum alias organisasi maupun secara khusus dalam lingkup tim proyek wajib menguasai informasi. Penguasaan informasi di sini adalah menghadirkan informasi sesuai konteks kebutuhan tiap personel dan mampu melakukan perbaikan dan pengembangan dari informasi tersebut. Contoh informasi yang berharga adalah berapa durasi yang diperlukan tiap orang tim teknis mengerjakan sebuah pekerjaan. Informasi lain yang jelas-jelas diperlukan adalah peringatan dini alias early warning system terhadap faktor-faktor yang mengancam keberhasilan perusahaan.

Jangan lupa bahwa perusahaan akan nampak "amatir" ketika hanya mampu mencanangkan target sukses dari sisi finansial saja. Kenapa? Sekarang ini dunia sudah menyadari bahwa kesuksesan finansial adalah hasil dari keberhasilan perusahaan mewujudkan target sukses di sisi SDM, dari sisi proses bisnis, serta dari sisi internal.

Solusi dari permasalahan informasi tersebut adalah pembangunan performance dashboard, yaitu sistem informasi yang menyediakan layanan mengenai informasi tentng performansi di sebuah lingkungan organisasi.

Kenapa harus performance dashboard?
Alasannya sederhana...
Organisasi memerlukan portal informasi yang menyediakan informasi secara lengkap dan sesuai sesuai konteks pengguna mengenai bagaimana performansi organisasi yang dicapai saat ini. Dengan demikian, langkah-langkah perbaikan dapat cepat dilakukan. Kembali ke penjelasan sebelumnya, performance dashbaord ini merupakan upaya untuk menjaga mutu pada SDM, proses bisnis, dan internal. Ketiganya akan mendorong kesuksesan secara finansial.

Transaparansi
Penggunaan dashboard tentu mendorong kejujuran mengenai apa yang telah dicapai oleh sebuah organisasi, termasuk tim proyek. Misalnya pengunjung website yang disajikan pada Google Analytics. Tidak ada kebohongan di sini karena data bersifat nyata. Memang pada proses bisnis tertentu dimana manusia sebagai pengisinya, dimungkinkan mengisi yang tidak benar, namun peluang melakukan "penggelapan" informasi jauh lebih bisa ditekan oleh manajemen.

Personalisasi
Aplikasi performance dashboard menyediakan berbagai tingkatan pengguna yang bermanfaat untuk menentukan jenis-jenis informasi yang ada dialokasikan. Sebagai contoh, bagi tim teknis urusan TI, informasi mengenai dokumen kebutuhan (requirement document), jelas menjadi kebutuhan yang wajib dipenuhi. Namun bagi sosok Board of Direction, progress pemenuhan fitur secara umum, jelas lebih diperlukan. Bagi tim teknis penjualan, siapa saja yang belum bayar wajib diketahui, namun bagi BoD benefit bulanan lebih penting untuk diketahui daripada daftar pelanggan yang berhutang.

Kemudahan
Kemudahan menjadi syarat yang wajib dipenuhi bagi performance dashboard jika ingin "laku" dan dipakai. Lho mengapa? Secara alamiah, manusia tidak terlalu suka bertele-tele dalam membaca informasi yang disajikan melalui komputer. Nah, dari sini, perlu disadari bahwa ada kecenderungan manusia "manja" dalam mencerna informasi. Jangan lupakan faktor keterbatasan waktu manusia dalam menjelajahi sebuah aplikasi. Dua faktor itu sudah cukup sebagai alasan sebuah aplikasi performance dashboard harus mudah dipergunakan, baik mudah diisi maupun mudah dibaca.